Сдача документов в архив. Сдать архив


Сдавать в архив - это... Что такое Сдавать в архив?

 Сдавать в архив СДАВАТЬ В АРХИВ. СДАТЬ В АРХИВ. Ирон. 1. кого. Освобождать, отстранять, признавая негодным к работе, деятельности. Появились новые люди, и деятельность адмирала сразу была прекращена. Его, ещё полного сил и энергии, сдали в архив (Станюкович. Беспокойный адмирал). 2. что. Предавать забвению как нечто устаревшее, негодное. Того, что было, Не воротишь… Всё это решено. Подписано судьбой, и уж в архив сдано (Полонский. Неуч).

Фразеологический словарь русского литературного языка. — М.: Астрель, АСТ. А. И. Фёдоров. 2008.

  • Сгущение красок
  • Сдать в архив

Смотреть что такое "Сдавать в архив" в других словарях:

  • АРХИВ — (лат. archivum). Место хранения оконченных дел в каком либо присутственном месте. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. АРХИВ лат. archivum. Место хранения оконченных дел какого либо присутственного места …   Словарь иностранных слов русского языка

  • АРХИВ — АРХИВ, архива, муж. (лат. archivum). 1. Учреждение для хранения старых документов и письменных памятников. Архив иностранных дел. Военно исторический архив. Работать в архивах. 2. Отдел учреждения, где хранятся старые документы, книги, оконченные …   Толковый словарь Ушакова

  • архив —   Сдать в архив (разг.) перен,:    1) что н., забыть, упразднить, признать негодным.     К сожалению, это пальто приходится сдавать в архив. тот закон давно пора сдать в архив.    2) кого н., перестать считаться с кем н., признать неспособным к… …   Фразеологический словарь русского языка

  • СДАВАТЬ — СДАВАТЬ, сдать, сдавывать что кому, передать с рук на руки счетом, весом, по описи. Уезжая, казначей сдает казну наперечет. Сдавать полк, передать все полковое хозяйство преемнику своему. Сдать конченные дела в архив. Сдать должность. Честь и… …   Толковый словарь Даля

  • АРХИВ — Сдавать/ сдать (списывать/ списать) в архив. Разг. 1. что. Предавать что л. забвению как нечто устаревшее, негодное. ФСРЯ, 416. 2. кого. Отстранять кого л. от какой л. деятельности, признав непригодным к ней. ФСРЯ, 416; ЗС 1996, 314 …   Большой словарь русских поговорок

  • сдавать — СДАВАТЬ1, несов. (сов. сдать), что. Проверять (проверить) испытанием знания, умения, навыки [impf. to pass (an examination subject)]. Сейчас Таня сдает экзамен. Все дети успешно сдали нормы по плаванию. СДАВАТЬ2, несов. (сов. сдать). Разг.… …   Большой толковый словарь русских глаголов

  • Сдавать/ сдать (списывать/ списать) в архив — Разг. 1. что. Предавать что л. забвению как нечто устаревшее, негодное. ФСРЯ, 416. 2. кого. Отстранять кого л. от какой л. деятельности, признав непригодным к ней. ФСРЯ, 416; ЗС 1996, 314 …   Большой словарь русских поговорок

  • Сдать в архив — СДАВАТЬ В АРХИВ. СДАТЬ В АРХИВ. Ирон. 1. кого. Освобождать, отстранять, признавая негодным к работе, деятельности. Появились новые люди, и деятельность адмирала сразу была прекращена. Его, ещё полного сил и энергии, сдали в архив (Станюкович.… …   Фразеологический словарь русского литературного языка

  • устареть — Постареть, состариться, обветшать, одряхлеть, завянуть, поблекнуть, полинять, поседеть, приходить в ветхость, отжить свой век, выходить из употребления, моды. Этот обычай давно сдан в архив... Словарь русских синонимов и сходных по смыслу… …   Словарь синонимов

  • сдать —   Сдать в архив (разг.) перен.:    1) что н., забыть, упразднить, признать негодным.     К сожалению, это пальто приходится сдавать в архив. тот закон давно пора сдать в архив.    2) кого н.. перестать считаться с кем н., признать неспособным к… …   Фразеологический словарь русского языка

phraseology.academic.ru

Сдача документов в архив при ликвидации и банкротстве

Насущный вопрос при ликвидации организации — куда деть документы. Ведь компания закрылась и хранить документы уже негде. Фактически процесс сдачи документов в архив при ликвидации регулируют два основных закона: первый ФЗ. «О несостоятельности (банкротстве) от 26.10.2002 N 127-ФЗ, где говорится, что конкурсный управляющий передаёт на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия сдачи документов в архив на хранение устанавливаются и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации . В данном случае при сдаче документов в архив речь идёт об отсылке к ФЗ «Об архивном деле в РФ». Это, собственно, и есть второй закон, регулирующий сдачу документов в архив.

Сдача документов в архив при ликвидации и банкротстве

Кто отвечает за передачу документов при ликвидации

В законодательстве чётко прописано, что сдача документов в архив осуществляется в соответствии с п. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, должны сдаваться ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или коммерческий архив. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует сдачу документов в архив ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства своими силами.

Непредвиденные сложности

К сожалению, далеко не всегда сдача документов архив при ликвидации завершается должным образом, особенно на предприятиях, ликвидируемых вследствие их несостоятельности (банкротства). Должностным лицам предприятия, находящегося в стадии ликвидации, следует быть готовыми к сложностям, возникающим в процессе сдачи документов в архив. От грамотного решения ответственных лиц будет зависеть наличие или отсутствия претензий при сдаче документов в архив.

Какие документы сдают в архивы при банкротстве и ликвидации?

Все документы ликвидированного предприятия по учету труда и заработной платы и расчетам с персоналом (приказы, личные карточки,лицевые счета по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости) сдаются в государственный или муниципальный архив по юридическому адресу организации. Прием документов в архив фиксируется актом приёма-передачи. Напомним, что срок хранения документации,относящейся к исчислению трудового стажа, заработка и т.п. оформленной до 2003 года,составляет 75 лет. Аналогичные документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет. Это  дает право заинтересованным лицам обращаться в архив за уточнением сведений при исчислении, например, трудового стажа.

Как поступить с документами, которые не принимают в госархивы

Часто у людей возникает вопрос,  как поступить  с документами, не принятыми в государственный или муниципальный архив. Ведь срок хранения документов не истек, а юридическое лицо прекратило работать.

Вариант 1. Найти место у себя и хранить, пока срок хранения не истечет. Обращаем ваше внимание, что срок хранения большинства документов не изменяется при ликвидации и составляет не менее 5 лет.

Вариант 2. Систематизировать и обработать документы с составлением соответствующей описи. Затем передать на депозитарное хранение на платной основе в любой архив, оказывающий такие услуги.

Услуги по сдаче документов в архив при ликвидации

Компания «Архивный Эксперт » профессионально оказывает все услуги по обработке, хранению и  передаче документов в архив при банкротстве и ликвидации организации.  Наш опыт в решении этих вопросов пользуется  неизменно высокой популярностью наших клиентов. Сдача документов в архив — важная процедура с необходимостью соблюдения множества требований, предъявляемых к этому мероприятию действующим законодательством.

Процесс сдачи документов в архив

Процесс сдачи в архив является многоэтапным, при этом следует неукоснительно соблюдать порядок передачи архива (выражаясь иначе, чередование этапов). В первую очередь выполняется экспертиза практической и научной ценности передаваемых документов, после чего отобранные дела включаются в так называемую сдаточную опись.

Опись документов

Мнение о том, что такая опись может иметь произвольную форму, является глубоко ошибочным: ее форма определена на законодательном уровне и должна строго соблюдаться. Свои требования установлены и в отношении формы обложки дела длительного хранения. Они содержатся в соответствующих правилах, которые так и называются — «Обложка дел длительного хранения. Типы, разделы, технические требования». Надо не забывать, что в случае ненадлежащего оформления документов принимающая сторона имеет основание не принять документы на хранение. Порядок сдачи документов в архив подразумевает также создание научно-справочного аппарата на передаваемый архив.

Что показывает практика

Итак, мы видим, что порядок передачи документов в архив весьма сложен и требует учета множества особенностей. Практический опыт показывает: попытки руководства предприятия выполнить соответствующие мероприятия силами своих сотрудников чаще всего приводят к значительным потерям рабочего времени и при этом далеко не всегда оказываются результативными.

Как сдать документы в архив?

Как выполнить сдачу документов в архив на хранение с соблюдением всех существующих требований, не тратя при этом ценное время и избегая, таким образом, экономического ущерба для предприятия?

Обратитесь в «Архивный Эксперт». Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с порядком передачи документов на хранение. Мы выполним все необходимые действия в строгом соответствии с действующим законодательством оперативно и, что немаловажно, недорого. Мы обладаем большим опытом и способны решать все вопросы, связанные с организацией сдачи документов в архив при ликвидации и реорганизации.

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по сдаче документов в архив от компании «Архивный Эксперт» можно по телефону: +7 (495) 226-16-67 или [email protected]

archivexpert.ru

сдать в архив - это... Что такое сдать в архив?

  • сдать в архив — См …   Словарь синонимов

  • сдать в архив — (оконченные дела) иноск.: предать забвению (сдан в архив о человеке не у дел) Ср. Того, что было, Не воротить... Все это решено, Подписано судьбой, и уж в архив сдано. Полонский. Неуч. 130. Ср. За неотысканием виновного в составлении фальшивого… …   Большой толково-фразеологический словарь Михельсона

  • Сдать в архив — СДАВАТЬ В АРХИВ. СДАТЬ В АРХИВ. Ирон. 1. кого. Освобождать, отстранять, признавая негодным к работе, деятельности. Появились новые люди, и деятельность адмирала сразу была прекращена. Его, ещё полного сил и энергии, сдали в архив (Станюкович.… …   Фразеологический словарь русского литературного языка

  • Сдать в архив — Сдать въ архивъ (оконченныя дѣла) иноск. предать забвенію (сданъ въ архивъ о человѣкѣ не у дѣлъ). Ср. Того, что было, Не воротить... Все это рѣшено, Подписано судьбой, и ужъ въ архивъ сдано. Полонскій. Неучъ. 130. Ср. За неотысканіемъ виновнаго… …   Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

  • СДАТЬ — сдам, сдашь, сдаст, сдадим, сдадите, сдадут, пов. сдай, прош. сдал, сдала. сдало, сов. (к сдавать). 1. кого что. Передать надлежащему лицу порученное дело, обязанность, вещь и т. д. Сдать должность заместителю Сдать дела преемнику. Сдать… …   Толковый словарь Ушакова

  • АРХИВ — (лат. archivum). Место хранения оконченных дел в каком либо присутственном месте. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. АРХИВ лат. archivum. Место хранения оконченных дел какого либо присутственного места …   Словарь иностранных слов русского языка

  • архив —   Сдать в архив (разг.) перен,:    1) что н., забыть, упразднить, признать негодным.     К сожалению, это пальто приходится сдавать в архив. тот закон давно пора сдать в архив.    2) кого н., перестать считаться с кем н., признать неспособным к… …   Фразеологический словарь русского языка

  • АРХИВ — АРХИВ, архива, муж. (лат. archivum). 1. Учреждение для хранения старых документов и письменных памятников. Архив иностранных дел. Военно исторический архив. Работать в архивах. 2. Отдел учреждения, где хранятся старые документы, книги, оконченные …   Толковый словарь Ушакова

  • сдать —   Сдать в архив (разг.) перен.:    1) что н., забыть, упразднить, признать негодным.     К сожалению, это пальто приходится сдавать в архив. тот закон давно пора сдать в архив.    2) кого н.. перестать считаться с кем н., признать неспособным к… …   Фразеологический словарь русского языка

  • архив — а, м. archives pl., нем. Archiv, лат. archivum. 1. Учреждение, занимающееся хранением, систематизацией и описанием письменных и графических памятников прошлого. БАС 2. 4 человека из них <секретарей> учинены будут сберегателями Архивов… …   Исторический словарь галлицизмов русского языка

  • архив — сдать в архив.. Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. архив картотека Словарь русских синонимов …   Словарь синонимов

  • phraseology_ru_en.academic.ru

    Сдача документов в архив

    Просмотр:

    Сдачу документов в архив осуществляются в соответствии с Требования по упорядочению документов и их передачи в архивы изложенными в Законе РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Законе города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67, «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002).

    kogdaaktualnasdachadokumentovvarhiv

    Определение сроков хранения документов

    Сроки хранения различных видов документов перед сдачей документов в архив определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше десяти лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу.

    Проверка документов при сдаче в архив

    Принимая документы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к соответствующему фонду. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении дела в описи в графе “примечание” делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи при сдаче документов в архив делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках их учета.

    Описи дел сдаваемых в архив

    По окончании приема дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах Акта приема сдачи документов в архив. Вторые экземпляры возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов. Примером досрочный сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

    Сроки хранения документов

    • 10 лет — для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения;
    • 5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения;
    • 75 лет — документы по личному составу (до 2003 года), записей нотариальных действий и судебных дел, для записей актов гражданского состояния;
    • 50 лет — документы по личному составу (с 2003 года).

    Перед сдачей документов в госархив

    Перед сдачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией. Сдача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиво-сдатчику).

    Действия при недостаче дел

    При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику.

    Обращайтесь к профессионалам

    Работы, связанные с подготовкой и сдачей документов в архив на (упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировка и др.), проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет. Мы предлагаем услуги по сдаче документов на Государственное хранение при ликвидации предприятий, а также весь комплекс дополнительных архивных услуг: архивная обработка документов, списание, уничтожение, утилизация документов с истекшими сроками хранения, переплётные работы.

    Посмотреть все статьи

    archives-garant.ru

    Сдача документов в архив

    Поиск Лекций

     

    В соответствие с действующим законодательством РФ, документы при ликвидации организации передаются на архивное хранение. В «Про Архив» сдача документов в архив осуществляется в соответствии требованиям по упорядочению документов и их передачи в архивы на основании Закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Закона города Москвы «Об Архивном фонде Москвы и архивах» от 28 ноября 2001 г. № 67 и «Основных правилах работы архивов организаций» (М., 2002). Сроки хранения различных видов документов при отборе для сдачи документов в архив определяются на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». В согласии с п.10 ст.23 Федерального закона №125-Ф3 от 22.10. 2004 «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия или учреждения все документы по личному составу, а также документы, сроки хранения которых не истекли, подлежат обязательной передаче на хранение в Государственный или Муниципальный архив.

    Сдача документов в архив происходит следующим образом: в архив передаются документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Значительную часть документов долговременного хранения составляют документы по личному составу. Вопрос о сдаче в архив документов временного срока хранения (до 10 лет включительно) решается руководителем учреждения с учетом существующих условий. Документы принимаются в архив после проведения экспертизы экспертной комиссией.

    При приёме документов сотрудник архива тщательно проверяет каждое дело и соотносит документы с соответствующими фондами. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду.

    По окончании приёма дел при сдаче документов в архив заведующий архивом расписывается на трёх экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то оформление приёма-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел долговременного хранения с подшивкой и нумерацией листов. Окончание сдачи документов в архив завершается заполнением учётных документов.

    В государственные архивы передаются документы с истекшими сроками хранения, однако бывают случаи и досрочной передачи документов.

    Примером досрочной сдачи архива может быть сдача архива на бесплатное хранение при ликвидации (банкротстве) и наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок.

    15 лет – для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе РФ) подчинения.

    10 лет – для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения.

    5 лет – для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения.

    75 лет – для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел.

    До утраты практической значимости, но не более 25 лет – для научно-технической документации.

    Сдача в государственные архивы документов с истекшими сроками хранения осуществляется ежегодно в соответствии утвержденным графикам. Однако, организации с небольшим ежегодным объёмом документов (до 200 дел постоянного хранения) и организации, действующие в пределах установленных сроков созыва (выборные органы власти, народные суды и другие) могут сдавать документы в архив на государственное хранение один раз в 3-5 лет.

    Перед передачей документов в государственный архив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией.

    Передача проводится в архиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырёх экземплярах описи делаются отметки о приёме дел в государственный архив (три экземпляра описи, в тои числе контрольный, остаются в государственном архиве, четвёртый экземпляр возвращается сдающему в архив). При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приёма-передачи документов указываются номера этих дел, а сдающее архив учреждение представляет в государственный архив справку о причинах отсутствия и произведённом розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдающему.

     

    poisk-ru.ru

    Сдача документов в архив: порядок формирования архивных дел,

    На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив. Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях — два месяца).

    Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

    Порядок формирования архивных дел

    Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам. С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке — номенклатура дел. Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

    Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки). Также может применяться предметно-вопросный метод (с учетом содержания документа — судебное, личное дело и пр.), корреспондентский (по адресу) и иные.

    Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.

    Сроки хранения документации

    Документы налогового учета

    В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст. 23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет. В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.

    Бухгалтерская документация

    Сдача бухгалтерских документов в архив производится на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»). Длительность хранения банковских и кассовых документов, всей первичной документации, учетной политики, документов инвентаризации, бухгалтерской отчетности равняется 5 годам. Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

    При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

    Кадровая документация

    Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством. В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

    Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение

    1) Экспертиза практической и научной ценности документации

    Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

    • Для передачи в архив. В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.
    • Для хранения в структурных подразделениях компании. Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.
    • Для уничтожения.

    В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант — раз в год.

    2) Оформление архивных дел.

    Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (среди них — личных, судебных и т. п.) предусматривается составление внутренних описей.

    В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные и пр.).

    3) Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения.

    Данные мероприятия подразумевают составление внутренней описи документов дела, в которой фиксируются индекс дела, номера листов дела, его заголовок. Заполненная опись должна быть в начале дела. Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив.

    4) Обеспечение их сохранности.

    До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность. Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

    Предусматривается возможность их временного использования, для чего требуется разрешение начальника делопроизводственного подразделения. В деле сохраняется заверенная копия документа, фиксируется причина выдачи оригинала.

    5) Непосредственная передача документации в архив

    В целях оптимизации процесса дела передаются в архив на основании графика, который составлен архивным учреждением, согласовывается руководителем структурного подразделения, производящего сдачу документов, утверждается руководителем организации.

    Передача документации осуществляется на основании описей. В обязанности сотрудника архива входит проверка правильности формирования дел, оформления, соответствия количества дел в предоставленной описи, номенклатуре дел организации. При обнаружении недостатков их устранение производится силами сотрудников делопроизводственной службы организации.

    Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, подписи сотрудника архива и организации.

    Нюансы процедуры уничтожения документов

    Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму — Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.

    Скачать бланк акта на уничтожение документов

    Скачать бланк акта на уничтожение документов

    Скачать пример заполнения акта на уничтожение документов

    www.adok.ru

    сдать в архив - это... Что такое сдать в архив?

  • сдать в архив — (оконченные дела) иноск.: предать забвению (сдан в архив о человеке не у дел) Ср. Того, что было, Не воротить... Все это решено, Подписано судьбой, и уж в архив сдано. Полонский. Неуч. 130. Ср. За неотысканием виновного в составлении фальшивого… …   Большой толково-фразеологический словарь Михельсона

  • Сдать в архив — СДАВАТЬ В АРХИВ. СДАТЬ В АРХИВ. Ирон. 1. кого. Освобождать, отстранять, признавая негодным к работе, деятельности. Появились новые люди, и деятельность адмирала сразу была прекращена. Его, ещё полного сил и энергии, сдали в архив (Станюкович.… …   Фразеологический словарь русского литературного языка

  • Сдать в архив — Сдать въ архивъ (оконченныя дѣла) иноск. предать забвенію (сданъ въ архивъ о человѣкѣ не у дѣлъ). Ср. Того, что было, Не воротить... Все это рѣшено, Подписано судьбой, и ужъ въ архивъ сдано. Полонскій. Неучъ. 130. Ср. За неотысканіемъ виновнаго… …   Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

  • СДАТЬ — сдам, сдашь, сдаст, сдадим, сдадите, сдадут, пов. сдай, прош. сдал, сдала. сдало, сов. (к сдавать). 1. кого что. Передать надлежащему лицу порученное дело, обязанность, вещь и т. д. Сдать должность заместителю Сдать дела преемнику. Сдать… …   Толковый словарь Ушакова

  • АРХИВ — (лат. archivum). Место хранения оконченных дел в каком либо присутственном месте. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. АРХИВ лат. archivum. Место хранения оконченных дел какого либо присутственного места …   Словарь иностранных слов русского языка

  • архив —   Сдать в архив (разг.) перен,:    1) что н., забыть, упразднить, признать негодным.     К сожалению, это пальто приходится сдавать в архив. тот закон давно пора сдать в архив.    2) кого н., перестать считаться с кем н., признать неспособным к… …   Фразеологический словарь русского языка

  • АРХИВ — АРХИВ, архива, муж. (лат. archivum). 1. Учреждение для хранения старых документов и письменных памятников. Архив иностранных дел. Военно исторический архив. Работать в архивах. 2. Отдел учреждения, где хранятся старые документы, книги, оконченные …   Толковый словарь Ушакова

  • сдать —   Сдать в архив (разг.) перен.:    1) что н., забыть, упразднить, признать негодным.     К сожалению, это пальто приходится сдавать в архив. тот закон давно пора сдать в архив.    2) кого н.. перестать считаться с кем н., признать неспособным к… …   Фразеологический словарь русского языка

  • архив — а, м. archives pl., нем. Archiv, лат. archivum. 1. Учреждение, занимающееся хранением, систематизацией и описанием письменных и графических памятников прошлого. БАС 2. 4 человека из них <секретарей> учинены будут сберегателями Архивов… …   Исторический словарь галлицизмов русского языка

  • архив — сдать в архив.. Словарь русских синонимов и сходных по смыслу выражений. под. ред. Н. Абрамова, М.: Русские словари, 1999. архив картотека Словарь русских синонимов …   Словарь синонимов

  • dic.academic.ru