Типовые документы / орд / Телефонограмма. Пример телефонограммы


Телефонограмма

ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.

Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.

В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.

В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.

При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:

Управляющим филиалами

Акционерной страховой

компании "Аско"

Кураторам муниципальных

школьных округов

Северного административного

округа г.Москвы

При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его Должности. Например:

Начальнику муниципального ремонтно-

строительного предприятия № 15

Южного административного округа

г.Москвы

Петрову М.Ф.

Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например

12.10.97 № 49

Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.

Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:

Руководитель

Департамента финансов

Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов

На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.

Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.

Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:

Передал - секретарь И.О.Петрова

Тел. 924 19 35

Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.

Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема - передачи (в часах и минутах). Например:

Принял. - Инспектор канцелярии С.О.Лобова

Тел. 923 28 22

11 час. 10 мин.

На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:

Принял. - Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова

Тел. 923 28 22

11 час. 10 мин.

Пример оформления телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления

20.08.97 № 46 образования Южного

административного округа

г.Москвы

Битюковой Ю.И.

22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.

Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.

Заместитель руководителя

Департамента образования

Правительства Москвы Л.В.Ковалев

Передал. Инспектор И.О.Гаврилова

Тел. 369 37 32

Принял.

Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова

Тел. 154 32 18

13 час. 20 мин.

Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:

Департамент образования Начальнику управления

Правительства Москвы образования Южного

административного округа

г.Москвы

Битюковой Ю.И.

Передал - инспектор Принял - начальник канцелярии

И.О.Гаврилова В.С.Бутова

Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18

13 час. 20 мин.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

20.8.97 № 46

22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.

Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.

Заместитель руководителя Л.В.Ковалев

Оргкомитет "Возрождение"

ТЕЛЕФОНОГРАММА

05.04.98

Директору ОАО "Логос" Смирнову И.В. т. 144.28-17

Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.

Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов

Передал:

Референт И.С. Рогозин 05.04.98

Принял:

Секретарь А.Р. Устинова

Рис. 15. Телефонограмма

При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

- текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;

- после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;

- передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;

- во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;

- после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;

- если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилага­ется список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.

При приеме телефонограммы необходимо записать;

- название фирмы и номер ее телефона;

- текст телефонограммы;

- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;

- дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА

2 - КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК

3 - ДАТА ЗВОНКА

4 - ВРЕМЯ ЗВОНКА

5 -ДЕНЬ

6 - ВЕЧЕР

7 - КТО ЗВОНИЛ

8 -ТЕЛЕФОН

9 -КОД

10 - НОМЕР

11 -РАСШИРЕНИЕ

12 - ФАКС

13 - СООБЩЕНИЕ

14 - ПРОСТО ПОЗВОНИЛ

15 - ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК

16 - ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ

17 - ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ

18 - ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ

19 - ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ

20 - КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК

Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм

"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]

studfiles.net

Телефонограмма – это что такое? :: SYL.ru

Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма – это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение?

Что это такое?

Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.

Информация, которую может содержать телефонограмма, – это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.

Какую информацию можно передать телефонограммой?

Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:

  • Информация о назначении, отмене, переносе времени и даты мероприятия. К данной категории относится уведомление о месте и времени судебного заседания, предусмотренное процессуальными нормами.
  • Запросы на срочное предоставление сведений, отчетности и прочее.
  • Приглашения на мероприятия: совещания, конференции, методические объединения и прочее.

  • Просьбы и предложения делегировать представителей организации в командировки, на выездную работу.
  • Краткие отчеты, результаты исследований, опросов и прочее.

Как отправить телефонограмму?

Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:

  • Подготовка черновика. Потребуется составить текст будущего телефонного сообщения. Его нужно писать доступным, лаконичным языком, избегая сложных, сленговых или явно простонародных речевых оборотов, двусмысленностей, труднопроизносимых словосочетаний. Объем текста не должен содержать более 50 слов. При необходимости телефонограмма согласовывается с лицом, от имени которого передается информация.
  • Телефонное сообщение оформляется в соответствии с установленными в организации правилами документооборота: на бумажном носителе с присвоением даты и порядкового индивидуального номера. Лицу, от имени которого направляется сообщение, следует ознакомиться и подписать телефонограмму.
  • В ситуации, когда сообщение рассылается нескольким абонентам, дополнительно к телефонограмме составляется список-приложение с указанием наименования и телефонного номера каждой организации.

  • Телефонограмма проходит регистрацию в специальном журнале (если такой ведется в организации) или исходящей корреспонденции.
  • Передача телефонного сообщения: дозвониться абоненту, попросить принять телефонограмму, сообщить Ф.И.О. и должность свои и лица, от имени которого передается информация, свой номер телефона.
  • Четко и разборчиво продиктовать текст телефонного сообщения. Попросить абонента перечитать записанное, чтобы избежать ошибок при передаче.
  • Узнать и записать входящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма в организации абонента.

Как принять?

Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.

  • Получив по телефону просьбу принять телефонограмму, прежде всего потребуется составить черновик, то есть дословно, без изменений записать или набрать на компьютере передаваемый текст.
  • Сверить правильность записанного сообщения, то есть перечитать текст сотруднику, передающему телефонограмму.
  • Узнать у звонящего Ф.И.О., должность лица, от имени которого передается сообщение, исходящий номер, под которым зарегистрирована телефонограмма и сведения о сотруднике, передающем информацию (должность и Ф.И.О.).
  • Сообщить входящий номер, под которым телефонное сообщение регистрируется в принимающей организации, а также должность и Ф.И.О. сотрудника, принявшего телефонограмму.
  • После этого необходимо оформить полученные сведения в виде документа и зарегистрировать (пример телефонограммы приведен ниже).

Общие требования к оформлению

В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:

  • Полученное послание оформляется либо на отдельном чистом листе, либо на специальном бланке, утвержденном в организации. Допускается иметь в принимающей организации утвержденный инструкцией «Журнал приема телефонограмм», содержащий разделы для фиксации всех необходимых реквизитов этого вида информирования. В журнал вносится непосредственно сама телефонограмма, образец которой можно видеть в статье, при этом дополнительное оформление в виде бланка не требуется.
  • Юридическая сила документа подтверждается обязательными реквизитами: входящий и исходящий регистрационные номера, сведения о лице, передавшем телефонограмму и принявшем ее (должность, Ф.И.О., личная подпись). Помимо этого, следует указать наименование организации, откуда передано телефонное сообщение, и дату приема.
  • Конкретное время приема информации можно также указать в бланке.
  • Датой телефонограммы считается день, когда сообщение было получено абонентом (если иное не утверждено инструкцией по делопроизводству организации).

Кто должен ставить подпись?

Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?

При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:

  • передавшего сообщение.
  • принявшего сообщение;
  • должностного лица, от имени которого производится рассылка телефонограммы.

При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник.

Регистрация

При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:

  • Самый доступный и распространенный способ – регистрировать полученные телефонограммы в общем журнале входящей корреспонденции. Допускается вместе с порядковым регистрационным номером присвоение буквенного индекса, указывающего на этот тип корреспонденции.
  • Завести в организации отдельный журнал, в котором регистрация телефонограмм будет проводиться отдельно.

Как и сколько хранятся телефонограммы?

Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.

www.syl.ru

Телефонограмма

ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию и цели создания документов, выделяемых в особую группу в связи со способом передачи текста (передается устно по телефону и записывается получателем).

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.

Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые для оперативного решения служебных вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального оформления

Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который подписывает телефонограмму.

Принимаемая (поступающая) телефонограмма может быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и оформлена также в одном экземпляре секретарем или исполнителем, получившим сообщение по телефону.

Передаваемая и принимаемая телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация.

В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

Телефонограммы могут оформляться на чистом листе бумаги преимущественно формата А5, на специально разработанном бланке (если передаются или принимаются чаще 200 раз в год) или в некоторых случаях могут записываться в книгу телефонограмм.

Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно и обеспечивает удобство передачи и рациональность записи принимаемой информации.

В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приёма-передачи.

При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Реквизит "адресат" оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно. Например:

Управляющим филиалами

Акционерной страховой

компании "Аско"

Кураторам муниципальных

школьных округов

Северного административного

округа г.Москвы

При адресовании телефонограммы руководителю предприятия или организации наименование предприятия включается в наименование его Должности. Например:

Начальнику муниципального ремонтно-

строительного предприятия № 15

Южного административного округа

г.Москвы

Петрову М.Ф.

Название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) оформляется от границы левого поля прописными буквами в верхнем углу листа бумаги, а на бланке телефонограммы может быть изготовлено типографским способом с продольным расположением центрованно.

Дата оформляется цифровым способом (12.10.97) ниже названия вида документа. Дата телефонограммы обычно является одновременно датой ее подписания и датой передачи и приема. Регистрационный номер оформляется в случае необходимости на той же строке, что и дата. Например

12.10.97 № 49

Передаваемые телефонограммы с приглашениями и извещениями о заседаниях, а также с информацией для сведения допускается не регистрировать.

Текст оформляется с красной строки через 2-3 межстрочных интервала ниже даты и номера и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Он должен быть кратким, точным и логически простым. Труднопроизносимые слова, сложные обороты, редко употребляемые слове при составлении телефонограммы не должны применяться.

Секретарю, передающему телефонограмму, следует проверить правильность приема и записи текста повторным чтением (особенно цифр терминов и понятий, названий и фамилий), а также диктовать слова, которые трудно воспринимаются на слух, с помощью разбивки по буквам (каждая буква слова обозначается простым, легко воспринимаемым на слух словом). Секретарь, принимающий телефонограмму, должен поддерживать связь во время всего телефонного разговора и также подтверждать правильность и точность восприятия текста (повторами, междометиями и т.п.). Текст телефонограммы в конце передачи проверяется повторным чтением.

Подпись оформляется через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из наименования должности лица, от имени которого передается телефонограмма, включающей наименование предприятия или организации-автора, если телефонограмма выполняется не на бланке, личной подписи и ее расшифровки. Например:

Руководитель

Департамента финансов

Правительства Москвы (личная подпись) А.Н.Фетисов

На телефонограммах, извещающих об очередных заседаниях, содержащих приглашения и другую оперативную информацию, личная подпись руководителя может не проставляться.

Для обеспечения правильности записи инициалов имя и отчество по телефону называются полностью.

Отметки о приёме-передаче телефонограммы размещаются двояко. Отметку о передаче можно оформить через 2-3 межстрочных интервала ниже подписи от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Передал", сокращенного наименования должности передающего лица, фамилии, инициалов и указания номера телефона, с которого передана телефонограмма. Например:

Передал - секретарь И.О.Петрова

Тел. 924 19 35

Номер телефона оформляется через один межстрочный интервал ниже слова "Передал" от границы левого поля, группы цифр разделяются пробелами.

Отметка о приеме в этом случае оформляется ниже, через 2 межстрочных интервала, также от границы левого поля. В передаваемой телефонограмме она состоит из слова "Принял", сокращенного наименования должности лица, записавшего сообщение, его инициалов и фамилии, указания номера телефона, по которому принято сообщение. Ниже указывается время приема - передачи (в часах и минутах). Например:

Принял. - Инспектор канцелярии С.О.Лобова

Тел. 923 28 22

11 час. 10 мин.

На принимаемой телефонограмме отметка о приеме может удостоверяться личной подписью лица, записавшего сообщение. Например:

Принял. - Инспектор канцелярии (личная подпись) С.О.Лобова

Тел. 923 28 22

11 час. 10 мин.

Пример оформления телефонограммы

ТЕЛЕФОНОГРАММА Начальнику управления

20.08.97 № 46 образования Южного

административного округа

г.Москвы

Битюковой Ю.И.

22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.

Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.

Заместитель руководителя

Департамента образования

Правительства Москвы Л.В.Ковалев

Передал. Инспектор И.О.Гаврилова

Тел. 369 37 32

Принял.

Начальник канцелярии (личная подпись) В.С.Бутова

Тел. 154 32 18

13 час. 20 мин.

Однако, отметки о приёме-передаче телефонограмм могут проставляться в начальной части телефонограммы под автором и адресатом соответственно. В этом случае телефонограмма будет иметь вид:

Департамент образования Начальнику управления

Правительства Москвы образования Южного

административного округа

г.Москвы

Битюковой Ю.И.

Передал - инспектор Принял - начальник канцелярии

И.О.Гаврилова В.С.Бутова

Тел. 369 37 32 Тел. 154 32 18

13 час. 20 мин.

ТЕЛЕФОНОГРАММА

20.8.97 № 46

22 августа 1997 г. в 10 час.. 00 мин. в зале заседаний Комитета образования (Семеновская пл., д.4) состоится совещание о порядке финансирования учреждений образования в 1997/98 учебном году.

Явка заместителя начальника управления по экономическим вопросам и кураторов муниципальных школьных округов обязательна.

Заместитель руководителя Л.В.Ковалев

Оргкомитет "Возрождение"

ТЕЛЕФОНОГРАММА

05.04.98

Директору ОАО "Логос" Смирнову И.В. т. 144.28-17

Совещание "Круглый стол "Возрождение" переносится в гостиницу "Славянская" (конференц-зал). Дата проведения 12.04. 98. Регистрация участников в 12.ОО.

Председатель оргкомитета Подпись А.Л. Глебов

Передал:

Референт И.С. Рогозин 05.04.98

Принял:

Секретарь А.Р. Устинова

Рис. 15. Телефонограмма

При передаче телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

- текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;

- после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;

- передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;

- во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;

- после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;

- если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилага­ется список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.

При приеме телефонограммы необходимо записать;

- название фирмы и номер ее телефона;

- текст телефонограммы;

- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;

- дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором. Бланки телефонограмм на первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

1 -ТЕЛЕФОНОГРАММА

2 - КОМУ АДРЕСОВАН ЗВОНОК

3 - ДАТА ЗВОНКА

4 - ВРЕМЯ ЗВОНКА

5 -ДЕНЬ

6 - ВЕЧЕР

7 - КТО ЗВОНИЛ

8 -ТЕЛЕФОН

9 -КОД

10 - НОМЕР

11 -РАСШИРЕНИЕ

12 - ФАКС

13 - СООБЩЕНИЕ

14 - ПРОСТО ПОЗВОНИЛ

15 - ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК

16 - ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ

17 - ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ

18 - ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕТИТЬСЯ С ВАМИ

19 - ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕТИТЬСЯ

20 - КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК

Рис. 16. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм

"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]

studfiles.net

Приложение с (справочное)

ФОРМА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование организации Адресат

(предприятия) Должность, инициалы,

Должность, инициалы, фамилия сотрудника,

фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму,

передавшего телефонограмму, № телефона

№ телефона, время передачи

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.00 №00

Место составления

Текст телефонограммы (до 50 слов)

Наименование должности лица,

подписавшего телефонограмму Инициалы, фамилия

Образец телефонограммы

Государственный комитет по Директору БелНИИЦДР

архивам и делопроизводству Корневу В.Н.

Республики Беларусь

ТЕЛЕФОНОГРАММА

15.03.2003 г. № 01-15/75

г. Минск

передал начальник орготдела принял ученый секретарь

А.С.Мильто 220 32 15 В.С.Машкевич 268 69 17

15 час. 10 мин.

20.03.2004 г. в 10 часов в Госкомархиве (к.211) состоится совещание, на котором будет обсуждаться проект Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

Прошу направить на совещание вашего специалиста.

Заместитель председателя

комитета Подпись М.П.Ольшевский

В дело 1-15

Подпись

16.03.2003г.

Приложение т

(справочное)

ОБРАЗЕЦ РАЗОВОЙ ДОВЕРЕННОСТИ НА ПОЛУЧЕНИЕ

ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ДОВЕРЕННОСТЬ

15.03.2003 г.

Я, Виноградова Людмила Дмитриевна, доверяю Ивановой Ирине Петровне получить в кассе университета заработную плату, причитающуюся мне за март месяц 2003 года.

Подпись Л.Д.Виноградова

Подпись Виноградовой Л.Д. удостоверяю

Начальник отдела кадров

15.03.2003г. Подпись И.В.Гаврилов

Печать

Приложение У

(справочное)

ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ДОВЕРЕННОСТИ

Республика Беларусь

Открытое акционерное общество

“ЦУМ Минск”

Пр-т Ф.Скарыны

Р/с 005745 в АКБ

Тел.227-31-95

Факс (05) 227-31-95

ДОВЕРЕННОСТЬ

20.03.2003 г. № 17

г.Минск

Выдана экспедитору Шумскому Василию Ивановичу, паспорт серии … №…., выдан 00.00.00 г. Первомайским РОВД г. Минска, на получение от производственного объединения “ Луч” товарно-материальных ценностей по наряду № 35 от 10.03.2004г.

Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Образец подписи лица, получившего доверенность № 17 (подпись)

Доверенность действительна до 20.04.2004г.

Директор Подпись П.А.Козин

Главный бухгалтер Подпись С.В.Веселова

Печать

Приложение ф

(справочное)

ОБРАЗЕЦ ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

АО « СТАРТ» Директору

115218, г. Москва Выставочного Центра

ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес»

тел.__________________ г-ну Страхову Ю.В.

факс_________________ 110020, г. Москва

р/счет________________ ул. Вострякова, 118

15.03.03г. № 25/08-15

На № ______ от ________

Об участии в выставке

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 5 « Экономической газеты» от 10.03.03г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 3л. в 2 экз.

Директор предприятия Подпись О.Н.Некрасов

Петров 181 07 09

Приложение Х

(справочное)

ОБРАЗЕЦ ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

Выставочный Центр Директору АО «Старт»

«Экспо - Бизнес» г-ну Некрасову О.Н.

110020, г. Москва, 115218, г. Москва

ул. Вострякова, 118 ул. Новая, 28

тел.___________________

факс__________________

р/счет_________________

20.03.2003г. № 63/17-07

На № 25/08-15 от 15.03.2003г.

О рассмотрении заявки

на участие в выставке

Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «Экспо-Бизнес» не позднее 10.04.03г. сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С уважением

Директор Центра Подпись Ю.В.Страхов

Васильева 215 11 30

В дело 08-15

Подпись исполнителя Дата АО « СТАРТ»

02.04.03г.

№ 48/08-15

studfiles.net

Вопрос 72 Оформление телефонограммы

Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

71, оформление телеграмм, телекса, факса

Телеграмма — документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. № 1108 (с изм. от 14 января 2002 г.).

Телеграммы бывают следующих категорий: обычная, телеграмма-письмо, срочная, правительственная и др. Применяются такие разновидности телеграммы: телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.

Адрес телеграммы часто является условным (например: РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ). Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и другие. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы

Телекс — разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способомпередачи — по абонентской телексной сети, т. е. по телетайпу (телепринту) —

быстротой передачи сообщения, практически в момент передачи.связь

Вопрос 73, оформление докладной, служебной и объяснительной записок

 Докладная записка—документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения.

В зависимости от содержания назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).

Внешние записки оформляют на общем бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Макет внешней докладной записки приведен на рис. 6.6.

Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов.(рис. 6.7)

Служебная записка — форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу или отчетный характер. Подписывает ее руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо.

Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формат А4.(рис. 6.8)

 

Рис. 6.8. Макет оформления служебной записки

Объяснительная записка — документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

studfiles.net

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ С РЕКВИЗИТАМИ

Приложение No. 13к п. 6.4.5 Инструкции поделопроизводству в федеральномгорном и промышленном надзореРоссии (Госгортехнадзоре России)ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММЫТиповой формуляр телефонограммы---------------------------------------------------------------------¬¦ Наименование учреждения - автора Адресат ¦¦ Должность, Должность, ¦¦ инициалы и фамилия лица, Инициалы и фамилия лица, ¦¦ передавшего телефонограмму, принявшего телефонограмму, ¦¦ номер его телефона номер его телефона, ¦¦ время приема телефонограммы ¦¦ ¦¦ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦дата No. _____ ¦¦место создания ¦¦ ¦¦ Текст телефонограммы (не более 50 слов) ¦¦ ¦¦Должность лица, подписавшего телефонограмму, или ¦¦от имени которого телефонограмма передается ¦¦Подпись ¦L---------------------------------------------------------------------Например:---------------------------------------------------------------------¬¦Управление пассажирского Руководителям служб ¦¦транспорта движения ¦¦Передала секретарь А.И. Петрова, Приняла секретарь ¦¦тел. 432 12 12 И.П. Иванова, ¦¦ тел. 422 03 15 ¦¦ 18 ч 20 мин. ¦¦ ¦¦ТЕЛЕФОНОГРАММА ¦¦15.06.2001 Nо. 25 ¦¦Москва ¦¦ ¦¦ 19 июня с 13 до 16 ч будет снято напряжение в контактной ¦¦сети трамваев маршрутов 2 и 5. Заблаговременно известите ¦¦пассажиров по линии названных маршрутов и организуйте по ним ¦¦движение других видов транспорта. ¦¦ ¦¦Зам. начальника городского управления ¦¦пассажирского транспорта М.В. Мухмедов ¦L---------------------------------------------------------------------

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ (ДОКЛАДНОЙ) ЗАПИСКИ О ПРОЕКТЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ГОСГОРТЕХНАДЗОРА РОССИИ  »
Типовые бланки, договоры »

Читайте также

Популярные документы

www.lawmix.ru

Приложение с (справочное)

ФОРМА ТЕЛЕФОНОГРАММЫ

Наименование организации Адресат

(предприятия) Должность, инициалы,

Должность, инициалы, фамилия сотрудника,

фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму,

передавшего телефонограмму, № телефона

№ телефона, время передачи

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.00 №00

Место составления

Текст телефонограммы (до 50 слов)

Наименование должности лица,

подписавшего телефонограмму Инициалы, фамилия

Образец телефонограммы

Государственный комитет по Директору БелНИИЦДР

архивам и делопроизводству Корневу В.Н.

Республики Беларусь

ТЕЛЕФОНОГРАММА

15.03.2003 г. № 01-15/75

г. Минск

передал начальник орготдела принял ученый секретарь

А.С.Мильто 220 32 15 В.С.Машкевич 268 69 17

15 час. 10 мин.

20.03.2004 г. в 10 часов в Госкомархиве (к.211) состоится совещание, на котором будет обсуждаться проект Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь.

Прошу направить на совещание вашего специалиста.

Заместитель председателя

комитета Подпись М.П.Ольшевский

В дело 1-15

Подпись

16.03.2003г.

Приложение т

(справочное)

ОБРАЗЕЦ РАЗОВОЙ ДОВЕРЕННОСТИ НА ПОЛУЧЕНИЕ

ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ДОВЕРЕННОСТЬ

15.03.2003 г.

Я, Виноградова Людмила Дмитриевна, доверяю Ивановой Ирине Петровне получить в кассе университета заработную плату, причитающуюся мне за март месяц 2003 года.

Подпись Л.Д.Виноградова

Подпись Виноградовой Л.Д. удостоверяю

Начальник отдела кадров

15.03.2003г. Подпись И.В.Гаврилов

Печать

Приложение У

(справочное)

ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ДОВЕРЕННОСТИ

Республика Беларусь

Открытое акционерное общество

“ЦУМ Минск”

Пр-т Ф.Скарыны

Р/с 005745 в АКБ

Тел.227-31-95

Факс (05) 227-31-95

ДОВЕРЕННОСТЬ

20.03.2003 г. № 17

г.Минск

Выдана экспедитору Шумскому Василию Ивановичу, паспорт серии … №…., выдан 00.00.00 г. Первомайским РОВД г. Минска, на получение от производственного объединения “ Луч” товарно-материальных ценностей по наряду № 35 от 10.03.2004г.

Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Образец подписи лица, получившего доверенность № 17 (подпись)

Доверенность действительна до 20.04.2004г.

Директор Подпись П.А.Козин

Главный бухгалтер Подпись С.В.Веселова

Печать

Приложение ф

(справочное)

ОБРАЗЕЦ ИСХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

АО « СТАРТ» Директору

115218, г. Москва Выставочного Центра

ул. Новая, 28 «Экспо-Бизнес»

тел.__________________ г-ну Страхову Ю.В.

факс_________________ 110020, г. Москва

р/счет________________ ул. Вострякова, 118

15.03.03г. № 25/08-15

На № ______ от ________

Об участии в выставке

Уважаемый Виктор Сергеевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в № 5 « Экономической газеты» от 10.03.03г., направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить наше предприятие в число участников выставки.

Приложение: на 3л. в 2 экз.

Директор предприятия Подпись О.Н.Некрасов

Петров 181 07 09

Приложение Х

(справочное)

ОБРАЗЕЦ ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА

Выставочный Центр Директору АО «Старт»

«Экспо - Бизнес» г-ну Некрасову О.Н.

110020, г. Москва, 115218, г. Москва

ул. Вострякова, 118 ул. Новая, 28

тел.___________________

факс__________________

р/счет_________________

20.03.2003г. № 63/17-07

На № 25/08-15 от 15.03.2003г.

О рассмотрении заявки

на участие в выставке

Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!

Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена советом и принята к исполнению.

Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ «Экспо-Бизнес» не позднее 10.04.03г. сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.

С уважением

Директор Центра Подпись Ю.В.Страхов

Васильева 215 11 30

В дело 08-15

Подпись исполнителя Дата АО « СТАРТ»

02.04.03г.

№ 48/08-15

studfiles.net