Все обязанности офис-менеджера: что нужно знать, если вы хотите работать по этой специальности. Офис менеджер вакансии обязанности


Должностная инструкция офис-менеджера 2018 года

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2018 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

 

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

 

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

 

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

 

Должностная инструкция офис-менеджера - образец 2018 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

 

hr-portal.info

Должностные бязанности офис менеджера: основные требования

Добрый день, уважаемые гости блога! Если вы находитесь в поисках работы и не знаете, кем устроиться, возможно, вам подойдет вариант офис-менеджера.

Такая специальность предполагает обеспечение бесперебойной работы офиса и контроль за всеми его процессами. Предлагаю вам получше узнать, какие существуют обязанности офис менеджера и что необходимо знать при устройстве на работу.

Что это за профессия офис-менеджер?

Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.

Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.

Обязанности офис-менеджера

Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.

Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:

  1. Проверка офисного оборудования на предмет готовности к работе и их исправности. Проверка санитарных условий работы в помещениях и контроль соблюдения норм безопасности.
  2. Обеспечение сотрудников расходными материалами, канцтоварами и распределение их в офисе.
  3. Контроль за порядком и чистотой в офисе.

Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.

При этом предусмотрены такие обязанности:

  1. Прием корреспонденции и дальнейшая ее передача в структурные подразделения.
  2. Прием документов и личных заявлений для подписи руководителя.
  3. Подготовка материалов и документов для работы руководителя.
  4. Обеспечение рабочего места необходимыми средствами канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы.
  5. Контроль за правильностью оформления поступивших проектов и обеспечение их редактирование.
  6. Организация телефонных переговоров руководителя.
  7. Составление запросов, писем и других документов по просьбе руководителя.
  8. Оформление приказов.
  9. Перед совещанием проводится подготовительная работа.

Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.

Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.

Требования к кандидатам

Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:

  • наличие высшего или среднего специального образования;
  • знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
  • опыт работы на похожей должности не менее года;
  • владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
  • важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
  • знания законодательства об охране труда;
  • знания основ экономики, организации управления и труда;
  • знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
  • навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.

Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.

Личные качества офис – менеджера

Иногда требуется для резюме указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.

Так как многие поручения требуют оперативного выполнения, то можно указать расторопность, пунктуальность и исполнительность. Большое значение имеет хорошая память и умение концентрироваться.Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным. Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.Важны знания деловой этики, так как, возможно, придется участвовать в корпоративных встречах и ведении деловых переговоров.

Необходимые навыки

Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой. Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.

Необходимым навыком станет и владение иностранным языком.

Нюансы работы

Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.

Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.

Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.

Где учат профессии?

Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.

Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.

Какие права у офис-менеджера?

У офис – менеджера есть и некоторые права.

Вот они:

  1. Ознакомление с новыми положениями, которые имеют отношение к работе.
  2. Возможность внести предложения по улучшению производственного процесса.
  3. Право требовать от руководства исполнения и организации надлежащих условий труда.

Прежде чем отправиться на собеседование взвесьте все плюсы и минусы данной должности. В некоторых компаниях такая должность – это замечательный способ сделать карьеру, так как предлагают и продвижение в дальнейшем.

А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.

Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.

Если это так, поделитесь ими с вашими друзьями. Если есть желание что – то добавить, напишите обязательно в комментариях.

На сегодня все, пока-пока и до встречи!

30-plus.ru

Razmut - резюме для размученых, вакансии для исполнения мечты!

Objazannosti po vakansii ofis-menedzher

Алгоритм работы  для вакансии офис-менеджер  и обязанности к этой вакансии могут отличаться, а это все зависит от организации, а потом следующей организации и т. д. Тем не менее, основной характер  работы людей на вакансии офис-менеджеростается прежним, т.е. выполнении определенных работ, таких как надзор за сотрудниками, которые помогают в управлении бизнесом - эффективно. Чтобы получить лучшее понимание обязанности для вакансии офис-менеджер, нужно учитывать ниже перечень обязанностей выполненных им в той или иной организации.

 вакансия офис-менеджер- обязанности.

Администрация В обязанностях вакансии офис-менеджер  заключается в поддержании надлежащего учета офиса. Для этого он должен иметь хорошее знание различных систем подачи. Офис-менеджер должен следить за тем, что безопасность и безопасность всех официальных документах строго сохраняется. Это особенно важно в случае работы в больницах и детских домах. Это один из самых важных обязанностей медицинских вакансий офис-менеджер, чтобы конфиденциальная информация пациента не просочилась наружу. Кроме того, в небольшой организации, можно ожидать от офис-менеджера  выполнения определенных секретарских обязанностей, такие как принимать телефонные звонки, а также ввести важные документы.

Техническое обслуживание и содержание внутреннего и внешнего офиса структуры, например, офисная мебель, электробытовые приборы, офисное здание и т.д., также подпадает под обязанности офис-менеджера. Офис-менеджер гарантирует, что эти вещи для того, чтобы сотрудники могли работать без перерыва.

Покупка Это одна из обязанностей офис-менеджера, чтобы иметь достаточные запасы в офисе, такие как файлы, канцтовары, чистящие  принадлежности и т.д. В большой организации, офис-менеджер просто должен составить список вещей, необходимых для фирмы и дать ее  в отдел закупок, который, в свою очередь сделает заказ.  В небольших компаниях это может делать и сам-офис менеджер.

Бухгалтерский учет Также определенные бухгалтерские работы подпадают по  должностной инструкции офис- менеджера. В этом случае от офис-менеджера ожидается учет офисных расходов. Другой обязанностью офис-менеджера является заполнения табеля выхода на работу сотрудников фирмы, используемый в дальнейшем для расчета заработной платы. Офис-менеджер несет ответственность за заполнение  табеля по зарплате, затем и к распределению денежных средств  среди сотрудников.

Набор, обучение и оценки В большой организации, это человеческие ресурсы, которые входят в департамент который обязуется в наёме  и обучении новых сотрудников. Но в небольших организациях, эта бизнес-функция попадает в обязанности офис-менеджера. Таким образом, офис-менеджер участвует в наборе, начиная с момента объявления вакантного места на определенную должность в определенной фирме, где все это дело размещается  в газетах, интернет порталах по поиску  резюме. После чего   приглашает кандидатов на свободную  вакансию пройти собеседование, провести его самому или же с поддержкой коллег и выбрать окончательный вариант.

После этого, офис-менеджер обязуется подготовкой новобранцев, что делает их знакомыми с офисной политикой и процедурами в нутрии фирмы. В некоторых организациях на плечи офис-менеджера падают такие задачи как мотивация  сотрудников за счет поднятием  им заработной платы, что в свой черед  поднимает процент  выполнения определённых  работ сотрудниками.

Связь Если есть любые изменения в графике офиса, политики или процедур, это все падает на плечи офис-менеджера. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечить, чтобы сотрудники следовали  графику работы фирмы. Кроме того, любое важное замечание или информацию, которая должна быть доведена до сотрудников, управления передается через офис-менеджера.

Для выполнения этих обязанностей офис-менеджер, человек должен иметь хорошие навыки в общению с людьми, организаторские способности, навыки принятия решений, навыки общения, а также математические навыки. Зарплата офис-менеджера, в начальной фазе своей карьеры, не так много, но с опытом, это, безусловно, становится одним из наиболее прибыльных карьер вокруг. Сегодня в мире, на вакансию офис-менеджер можно ожидать в любой точке земного   $25000 и далее годовая зарплата после пяти лет опыта. Таким образом, все те, кто хочет попасть в эту профессию, нужно уже  начать планировать сегодня, как и высшее образование в любой области менеджмента, маркетинга или финансов, является обязательным, чтобы стать офис-менеджером.

С уважением  «Работа на Размуте»

www.razmut.ru

обязанности, должностная инструкция, личные качества и навыки

Для организации либо офиса крайне важно наладить бесперебойную работу, во время которой возникают организационные дела, накапливается текущая документация. Налаживать эти и другие процессы необходимо опытному офис-менеджеру. В их компетенцию входит ведение делопроизводства, налаживание коммуникативных связей.

Работники путают секретаря организации с должностью офис-менеджера, ошибочно полагая, что это одна и та же профессия. В реальности круг должностных обязанностей у менеджера гораздо шире привычного секретаря, он сочетает в себе некоторые функции завхоза, секретаря, менеджера по набору персонала и многое другое. Каждый ли сотрудник станет преуспевающим офис-менеджером? Какими личностными качествами он должен обладать?

Личные качества офис-менеджера и общие требования к кандидатам

Офис-менеджер

Офис-менеджер

Все директивы руководства, адресованные сотруднику, исполняются в кратчайшие сроки. По этой причине от кандидата требуют, чтобы он был ответственным и исполнительным, пунктуальным. При этом не менее важны умственные способности кандидата: отличная память и умение сконцентрироваться на проблеме.

Человек, стремящийся занять эту привлекательную должность, осознает, что будет лицом компании, поэтому здесь ему придется проявлять все свои коммуникативные навыки. Он должен проявлять доброжелательность по отношению к посетителям и клиентам компании.

Очень важное условие для принятия на эту должность: кандидату необходимо обладать грамотной речью, знать и применять основы деловой этики, уметь организовывать и вести деловые переговоры.

Офис-менеджера должно заботить все, что касается работников компании, вплоть до организации обедов на рабочих местах и мелкого ремонта оргтехники.

Какие личные навыки нужно сотруднику развивать в себе, чтобы добиться успеха на офисном поприще?

Требуемые навыки для успешной работы офис-менеджера

Работодатели уже выявили список необходимых навыков, которым должен обладать офис-менеджер:

  • Уровень владения компьютером и интернетом – выше среднего. Если кандидат, помимо стандартных офисных программ, будет владеть такими узкими программами, как Photoshop или «Офис пикчер-менеджер», то у него больше шансов получить эту престижную должность
  • Отличная скорость печати для набора текстов для документовПроведение переговоров

    Проведение переговоров

  • Обязательные навыки управления, для крупного предприятия это качество сотрудника особенно актуально
  • Навыки успешного ведения делопроизводства, специалист должен иметь хотя бы базовый уровень знаний в ведении документации
  • Умелое пользование офисной оргтехникой: в распоряжении сотрудника принтеры, сканеры, факсы
  • Коммуникативные навыки, умение решать конфликты, находить компромиссы, вести деловые переговоры с партнерами
  • Владение английским языком – это условие для сотрудников масштабных компаний, сотрудничающих с иностранными партнерами. Уровень владения – базовый и выше
  • Знания принципов подбора и управления персоналом

Этими личностными навыками обладает новый сотрудник компании, над этими направлениями работает, повышая квалификацию.

На каждом предприятии обязанности того или иного сотрудника регулируются должностной инструкцией, подписанной и утвержденной действующим генеральным директором компании. Какие положения есть в инструкции по отношению к такому сотруднику?

Общие положения должностной инструкции

В каждой компании общепринятая должностная инструкция отличается по содержанию, но имеются общие положения, остающиеся в неизменном виде. Работа офис-менеджера и его обязанности в подробностях прописаны в этом документе. Вот общие положения, касающиеся работника:

  • Позиционируется в компании как специалист
  • Назначение на должность и освобождение от него производится на основе соответствующего приказаОтветственность

    Ответственность

  • Сотрудник находится в непосредственном подчинении генеральному директору
  • В подчинении офис-менеджера находятся технические работники, водители и курьеры
  • Во время отсутствия работника по уважительной причине его прямые обязанности передаются другому лицу, о чем объявляется в официальном приказе
  • На должность принимают кандидата, отвечающего всем требованиям, владеющего указанными навыками
  • Во время работы менеджер основывается на законодательные акты, официальные приказы и распоряжения официального руководства компании, действующей должностной инструкцией

Какие действия входят в прямые обязанности полноправного офис-менеджера? Об этом также упоминается в общей инструкции.

Прямые должностные обязанности

Согласно действующей инструкции, в прямые обязанности входят:

  • Ответ на телефонные звонки, фиксирование и передача информации гендиректору и иным сотрудникам
  • Обеспечивать бесперебойный документооборот компании: прием, регистрация и учет, хранение ценной корреспонденции
  • Выполнение копий ценной документации по поручению руководстваПриглашение на собрание

    Приглашение на собрание

  • Подготовка проектов писем, запросов и иной документации, относящейся к компании
  • Ведение большой базы данных и сбор служебной информации
  • Подготовка разноплановых совещаний и корпоративных заседаний, проводимых руководством
  • Организация командировочных поездок для сотрудников: заказ необходимых билетов, бронирование гостиниц
  • Обеспечение офиса необходимыми канцелярскими товарами
  • Контроль над исправной работой оборудования офиса, коммуникаций, выявление неполадок в работе оргтехники, вызов компьютерщиков для проведения ремонта
  • Координация и контроль работы водителей, проработка графика пользования служебным транспортом, контроль работы курьера, технического работника
  • Особая роль в работе начинающего офис-менеджера отдается организации и ведению деловых переговоров, анализу результатов проведенных встреч с партнерами.

Каждому сотруднику, пришедшему на эту ответственную должность, важно знать прямые обязанности и права.

Основные права

В общепринятой должностной инструкции также определены права:

  • Предоставление полноценной информации для исполнения поручения, включая и конфиденциальные данные
  • Для результативности работы вносить различные новаторские предложения
  • Требовать условия работы, в которых будет комфортно исполнять предписанные действия
  • Поступать в рамках собственной компетенции. Сотрудник имеет право принимать решения в рамках собственного профессионализма

В зависимости от направленности организации этот список прав дополняется либо сокращается. Деятельность офис-менеджера проходит в обстановке легкого напряжения, поскольку ему приходится в течение дня находить правильное решение разноплановых задач. По этой причине столь важно, чтобы занимаемая должность приносила удовлетворение.

Во время отбора претендентов на должность, руководители компаний рассматривают возраст, а также личностные качества кандидата.

Чаще на это место принимают девушек в возрасте от 25 лет и старше, обладающих организаторскими качествами. Стрессоустойчивость кандидата при этом важна, руководители оценивают уровень владения устной и письменной речью. Поэтому если сотрудники хотят погрузиться в атмосферу насыщенной офисной жизни, то эта должность как раз для них!

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

pravodeneg.net

Razmut - резюме для размученых, вакансии для исполнения мечты!

Objazannosti po vakansii ofis-menedzher

Алгоритм работы  для вакансии офис-менеджер  и обязанности к этой вакансии могут отличаться, а это все зависит от организации, а потом следующей организации и т. д. Тем не менее, основной характер  работы людей на вакансии офис-менеджеростается прежним, т.е. выполнении определенных работ, таких как надзор за сотрудниками, которые помогают в управлении бизнесом - эффективно. Чтобы получить лучшее понимание обязанности для вакансии офис-менеджер, нужно учитывать ниже перечень обязанностей выполненных им в той или иной организации.

 вакансия офис-менеджер- обязанности.

Администрация В обязанностях вакансии офис-менеджер  заключается в поддержании надлежащего учета офиса. Для этого он должен иметь хорошее знание различных систем подачи. Офис-менеджер должен следить за тем, что безопасность и безопасность всех официальных документах строго сохраняется. Это особенно важно в случае работы в больницах и детских домах. Это один из самых важных обязанностей медицинских вакансий офис-менеджер, чтобы конфиденциальная информация пациента не просочилась наружу. Кроме того, в небольшой организации, можно ожидать от офис-менеджера  выполнения определенных секретарских обязанностей, такие как принимать телефонные звонки, а также ввести важные документы.

Техническое обслуживание и содержание внутреннего и внешнего офиса структуры, например, офисная мебель, электробытовые приборы, офисное здание и т.д., также подпадает под обязанности офис-менеджера. Офис-менеджер гарантирует, что эти вещи для того, чтобы сотрудники могли работать без перерыва.

Покупка Это одна из обязанностей офис-менеджера, чтобы иметь достаточные запасы в офисе, такие как файлы, канцтовары, чистящие  принадлежности и т.д. В большой организации, офис-менеджер просто должен составить список вещей, необходимых для фирмы и дать ее  в отдел закупок, который, в свою очередь сделает заказ.  В небольших компаниях это может делать и сам-офис менеджер.

Бухгалтерский учет Также определенные бухгалтерские работы подпадают по  должностной инструкции офис- менеджера. В этом случае от офис-менеджера ожидается учет офисных расходов. Другой обязанностью офис-менеджера является заполнения табеля выхода на работу сотрудников фирмы, используемый в дальнейшем для расчета заработной платы. Офис-менеджер несет ответственность за заполнение  табеля по зарплате, затем и к распределению денежных средств  среди сотрудников.

Набор, обучение и оценки В большой организации, это человеческие ресурсы, которые входят в департамент который обязуется в наёме  и обучении новых сотрудников. Но в небольших организациях, эта бизнес-функция попадает в обязанности офис-менеджера. Таким образом, офис-менеджер участвует в наборе, начиная с момента объявления вакантного места на определенную должность в определенной фирме, где все это дело размещается  в газетах, интернет порталах по поиску  резюме. После чего   приглашает кандидатов на свободную  вакансию пройти собеседование, провести его самому или же с поддержкой коллег и выбрать окончательный вариант.

После этого, офис-менеджер обязуется подготовкой новобранцев, что делает их знакомыми с офисной политикой и процедурами в нутрии фирмы. В некоторых организациях на плечи офис-менеджера падают такие задачи как мотивация  сотрудников за счет поднятием  им заработной платы, что в свой черед  поднимает процент  выполнения определённых  работ сотрудниками.

Связь Если есть любые изменения в графике офиса, политики или процедур, это все падает на плечи офис-менеджера. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечить, чтобы сотрудники следовали  графику работы фирмы. Кроме того, любое важное замечание или информацию, которая должна быть доведена до сотрудников, управления передается через офис-менеджера.

Для выполнения этих обязанностей офис-менеджер, человек должен иметь хорошие навыки в общению с людьми, организаторские способности, навыки принятия решений, навыки общения, а также математические навыки. Зарплата офис-менеджера, в начальной фазе своей карьеры, не так много, но с опытом, это, безусловно, становится одним из наиболее прибыльных карьер вокруг. Сегодня в мире, на вакансию офис-менеджер можно ожидать в любой точке земного   $25000 и далее годовая зарплата после пяти лет опыта. Таким образом, все те, кто хочет попасть в эту профессию, нужно уже  начать планировать сегодня, как и высшее образование в любой области менеджмента, маркетинга или финансов, является обязательным, чтобы стать офис-менеджером.

С уважением  «Работа на Размуте» < Предыдущая Следующая >
 

www.razmut.ru

Обязанности офис-менеджера. Функциональные и должностные обязанности офис-менеджера и секретаря :: BusinessMan.ru

Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.

Требования к специалисту

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, - это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Обязанности администратора офиса

Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

  • Подбор и расстановка специалистов.
  • Планирование стратегии и тактики в работе.
  • Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.

Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.

Внутренний контроль

Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

  • Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
  • Соблюдение специфических норм общения в компании.
  • Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
  • Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.

Обязанности завхоза

Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.

Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.

Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.

Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.

Секретарь и его обязанности

Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.

Сотрудничество и интеграция

Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие - только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.

Менеджер в структуре управления

Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.

Инструкция специалиста

Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.

Карьерная лестница

Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.

businessman.ru

Razmut - резюме для размученых, вакансии для исполнения мечты!

Objazannosti po vakansii ofis-menedzher

Алгоритм работы  для вакансии офис-менеджер  и обязанности к этой вакансии могут отличаться, а это все зависит от организации, а потом следующей организации и т. д. Тем не менее, основной характер  работы людей на вакансии офис-менеджеростается прежним, т.е. выполнении определенных работ, таких как надзор за сотрудниками, которые помогают в управлении бизнесом - эффективно. Чтобы получить лучшее понимание обязанности для вакансии офис-менеджер, нужно учитывать ниже перечень обязанностей выполненных им в той или иной организации.

 вакансия офис-менеджер- обязанности.

Администрация В обязанностях вакансии офис-менеджер  заключается в поддержании надлежащего учета офиса. Для этого он должен иметь хорошее знание различных систем подачи. Офис-менеджер должен следить за тем, что безопасность и безопасность всех официальных документах строго сохраняется. Это особенно важно в случае работы в больницах и детских домах. Это один из самых важных обязанностей медицинских вакансий офис-менеджер, чтобы конфиденциальная информация пациента не просочилась наружу. Кроме того, в небольшой организации, можно ожидать от офис-менеджера  выполнения определенных секретарских обязанностей, такие как принимать телефонные звонки, а также ввести важные документы.

Техническое обслуживание и содержание внутреннего и внешнего офиса структуры, например, офисная мебель, электробытовые приборы, офисное здание и т.д., также подпадает под обязанности офис-менеджера. Офис-менеджер гарантирует, что эти вещи для того, чтобы сотрудники могли работать без перерыва.

Покупка Это одна из обязанностей офис-менеджера, чтобы иметь достаточные запасы в офисе, такие как файлы, канцтовары, чистящие  принадлежности и т.д. В большой организации, офис-менеджер просто должен составить список вещей, необходимых для фирмы и дать ее  в отдел закупок, который, в свою очередь сделает заказ.  В небольших компаниях это может делать и сам-офис менеджер.

Бухгалтерский учет Также определенные бухгалтерские работы подпадают по  должностной инструкции офис- менеджера. В этом случае от офис-менеджера ожидается учет офисных расходов. Другой обязанностью офис-менеджера является заполнения табеля выхода на работу сотрудников фирмы, используемый в дальнейшем для расчета заработной платы. Офис-менеджер несет ответственность за заполнение  табеля по зарплате, затем и к распределению денежных средств  среди сотрудников.

Набор, обучение и оценки В большой организации, это человеческие ресурсы, которые входят в департамент который обязуется в наёме  и обучении новых сотрудников. Но в небольших организациях, эта бизнес-функция попадает в обязанности офис-менеджера. Таким образом, офис-менеджер участвует в наборе, начиная с момента объявления вакантного места на определенную должность в определенной фирме, где все это дело размещается  в газетах, интернет порталах по поиску  резюме. После чего   приглашает кандидатов на свободную  вакансию пройти собеседование, провести его самому или же с поддержкой коллег и выбрать окончательный вариант.

После этого, офис-менеджер обязуется подготовкой новобранцев, что делает их знакомыми с офисной политикой и процедурами в нутрии фирмы. В некоторых организациях на плечи офис-менеджера падают такие задачи как мотивация  сотрудников за счет поднятием  им заработной платы, что в свой черед  поднимает процент  выполнения определённых  работ сотрудниками.

Связь Если есть любые изменения в графике офиса, политики или процедур, это все падает на плечи офис-менеджера. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечить, чтобы сотрудники следовали  графику работы фирмы. Кроме того, любое важное замечание или информацию, которая должна быть доведена до сотрудников, управления передается через офис-менеджера.

Для выполнения этих обязанностей офис-менеджер, человек должен иметь хорошие навыки в общению с людьми, организаторские способности, навыки принятия решений, навыки общения, а также математические навыки. Зарплата офис-менеджера, в начальной фазе своей карьеры, не так много, но с опытом, это, безусловно, становится одним из наиболее прибыльных карьер вокруг. Сегодня в мире, на вакансию офис-менеджер можно ожидать в любой точке земного   $25000 и далее годовая зарплата после пяти лет опыта. Таким образом, все те, кто хочет попасть в эту профессию, нужно уже  начать планировать сегодня, как и высшее образование в любой области менеджмента, маркетинга или финансов, является обязательным, чтобы стать офис-менеджером.

С уважением  «Работа на Размуте» < Предыдущая Следующая >
 

www.razmut.ru