Практические советы по учету и списанию ГСМ. Как списывать гсм


Пример списания ГСМ по путевым листам и без них: как списать бензин

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться, в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Списание ГСМ по путевкам

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Содержание статьи

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

  • топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
  • масла и смазки;
  • различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Основные понятия по списаниюКонкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели. Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры, например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа. Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3, для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1, при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П. Существуют также иные формы путевых листов.

Правила и порядок

Правила и порядокКроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица, в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером. Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек.

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

  • H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
  • S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
  • D – поправочный коэффициент в процентах.

Пример расчета списанияВ качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

 НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

  • учёт по лимитам;
  • компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов. В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Списание ГСМ в программе

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ.

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию. К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы».

Документы для скачивания (бесплатно)

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ. В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.

znaybiz.ru

Учет и списание ГСМ на предприятии

Перед руководством любой организации, которая использует в своей деятельности транспорт, встает вопрос, как вести учет ГСМ на предприятии в 2017 году. Стоит отметить, что сейчас НК РФ не требует от налогоплательщика нормировать расходы на ГСМ. Если же было принято решение об использовании учета, то информация, данная в нашей статье, будет вам полезна.

Учет и списание ГСМ на предприятии

В состав горюче-смазочных материалов (ГСМ) входят все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный газ), все типы жидкостей, необходимые для работы автомобиля: тормозная и охлаждающая жидкости, масла и смазки.

Учет ГСМ

Важно правильно вести расход, т.к. при невыполнении этого затраты на ГСМ нельзя будет зачесть в счет налогов.

Согласно ст. 346.16 НК РФ, все затраты, уменьшающие налог, должны иметь документальное оформление. Для этого собираются и хранятся следующие документы:

  • Подтверждающие покупку ГСМ (чеки, авансовая отчетность, талоны, отчетность по топливной карте).
  • Удостоверяющие применение транспорта в ходе своей деятельности (путевые листы, заверенные на бумаге отчеты, фиксирующие пробег автомобиля и использование ГСМ).
  • Подтверждающие использование ГСМ (бухгалтерская документация, системные отчеты).

Эти бумаги нужны для уменьшения налога, иначе ФНС не вычтет траты на ГСМ из налогов.

Нелишним будет ознакомиться со ст. 252, ст. 254, гл. 26.2 НК РФ, ст. 413 ГК РФ, постановлением Правительством РФ № 92, письмом Министерства финансов № 03-03-01-02/140.

Как списывается ГСМ

Списание ГСМ происходит путем внесения их в затраты. Осуществляется это на основании нормативов, которые были разработаны Министерством транспорта РФ. Однако согласно НК РФ предприятие имеет право разработать собственные нормативные документы для списания.

При работе по установленным нормам используют следующие документы:

  • Распоряжение Минтранса № АМ-23-р.
  • Распоряжение Минтранса № НА-90-р.
  • Распоряжение Минтранса № 152.

В последнем документе указаны все нововведения, которые актуальны на сегодняшний день. Также были внесены новые виды автомобилей, ранее отсутствовавшие. Поэтому рекомендуем компаниям, которые уже несколько лет ведут учет ГСМ по установленным нормам, ознакомиться с документом. Вероятно, там появился ваш транспорт, если его там не было ранее.

Стоит учесть, что любая автотранспортная организация обязана использовать документацию Минтранса РФ для учета расходов ГСМ. Собственный регламент разрабатывается, когда предприятию невыгодно использовать стандартные нормы, т.е. расходы значительно превышают установленные Минтрансом лимиты.

При разных типах налогообложения есть свои особенности списания:

  • При УСН: списание в графу «Расходы» происходит в день покупки.
  • При ОСНО: последним числом месяца за весь месяц.

Нормирование расходования ГСМ при собственной разработке

Расчет расходов на топливо можно произвести 2-мя способами:

  • Применением документов, разработанных производителем транспорта.
  • Вычислением фактического расхода ГСМ на транспорт.

Ведение учета по 2-му способу применяется чаще, чем по 1-го.

Порядок замера расхода ГСМ, в частности бензина, дизельного топлива и газа, следующий:

  1. Создание комиссии.
  2. Несколько замеров при различных условиях эксплуатации (теплое и холодное время года, интенсивность движения, наличие пробок, простой с работающим двигателем). Замер происходит при полном баке с фиксацией пробега на момент заправки до полного опустошения бака.
  3. Полученные результаты оформляются в несколько нормативных документов, которые в дальнейшем используются в ходе списания ГСМ.

Можно пойти и другим путем: после формирования комиссии происходит замер при обычных условиях эксплуатации. После этого рассчитываются коэффициенты для поправок при отклонениях от нормы.

Инструкция, разработанная локально, должна соответствовать действительности, т.к. при завышении норм налоговая инспекция может запросить у вас обоснование таких показателей.

При разработке локального норматива использования топлива не запрещено за основу брать распоряжения Минтранса.

Коэффициенты при расчете ГСМ

При расчетах разрешено применять различные повышающие коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Документы Министерства транспорта РФ содержат подробную информацию о них.

Например, повышающий множитель в зимнее время года колеблется в диапазоне от 10 до 20% в зависимости от регионального расположения. Также влияние на расход топлива оказывает количество жителей города, в котором транспорт числится (от 5 до 35%), и возраст авто (5-10%).

Если налоговая инспекция запросит основание множителей при расчете, то вы сможете сослаться на рекомендации Министерства транспорта (выше по тексту).

Формула для вычисления расхода ГСМ

Для легкового транспорта существует типовая формула расхода топлива:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D), где Qн – нормативная трата топлива, Hs – базовая трата топлива на 100 км, S – пробег транспорта, D – коэффициент в процентах.

Примеры расчета друг от друга практически не отличаются, т.к. почти все применяют общую формулу. Отличия могут быть в том случае, если на предприятии были введены собственные правила.

Пошаговая инструкция по расчету нормы (на основе документации Минтранса):

На балансе компании находится автомобиль, который зарегистрирован в области с 2-миллионным населением. За зимний период машина прошла 300 км. Базовая трата на 100 км – 8,5 литра, коэффициент D (работа в зимнее время ) – 15%, коэффициент D (город с 2-миллионным населением) – 25%, пробег S – 250 км.

Применив формулу, получим:

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х D) = 0,01 х 8,5 х 250 х (1 + 0,01 х (0,25 + 0,15)) = 21,34 л.

Учет ГСМ в налоговом и бухгалтерском учетах

Ниже представлены ответы на наиболее распространенные вопросы при бухгалтерском учете ГСМ:

Разрешено ли списать ГСМ полностью без нормирования? Разрешено. Никаких особых требований налоговое и бухгалтерское законодательство не выдвигает. Но если нормы не применяются, то в налоговой инспекции вы должны будете объяснить объем отраженного в отчетах топлива. Также рекомендуем учитывать ГСМ одинаково при обоих типах учета: либо использовать нормирование там и там, либо не использовать
Как нормировать топливо? При УСН есть 3 варианта:
  • Использовать документацию Минтранса.
  • Использовать информацию изготовителя транспортного средства.
  • Собственные нормы, подтвержденные актами ответственной комиссии
Можно ли пересмотреть нормирование топлива в течение года? Разрешено, если будет причина для этого. К примеру, расход ГСМ новым авто превышает первоначальные лимиты. Основание для пересмотра нормы необходимо зафиксировать в приказе, изданном главой организации
Возможно ли применение различных норм расходования ГСМ на зимний и летний периоды? Законодательно запретов нет. Приказом главы компании утверждаются периоды, которые делятся на зимний и летний, фиксируются нормы расходования для каждого периода
Разрешено ли удерживать превышение нормы из зарплаты водителя? При доказательстве вины водителя – да. Для этого создается комиссия, согласно ст. 247 ТК РФ. Нужно попросить водителя указать причины превышения нормы. При подтверждении вины издается распоряжение в течение месяца после вычисления ущерба, нанесенного компании. Размер взыскания за нарушение не может быть больше одного среднемесячного заработка (по ст. 248 ТК РФ). При превышении ущерба или просрочки с выдачей распоряжения взыскать сумму можно только через суд

zhazhda.biz

Как списать ГСМ? Нормы расхода топлива. Учет ГСМ (проводки).

10 августа 2014      Учет материалов

Прочитав статью, вы поймете, как учитывать горюче-смазочные материалы в бухгалтерии. Научитесь правильно рассчитывать норму расхода топлива. Узнаете, куда и как и в каких размерах нужно списывать ГСМ на предприятии, какие проводки при этом выполнять.

ГСМ — это горюче-смазочные материалы, к которым относятся топливо, смазочные масла, тормозные и охлаждающие жидкости. То есть это все те материалы, которые пригодятся в процессе эксплуатации или ремонта транспортных средств.

Почему важно правильно производить учет ГСМ? Расходы на горюче-смазочные материалы уменьшают базу, с которой рассчитывается налог на прибыль. Для того чтобы сумма налога была рассчитана правильно: не завышена и не занижена, нужно грамотно рассчитать нормы, по которым будут списываться ГСМ.

Конечно, хочется списать ГСМ в большей сумме для уменьшения налога. Однако неоправданное завышение расходов ни к чему хорошему не ведет. Налоговый кодекс РФ четко говорит, что списываемые в расходы затраты должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Только в этом случае у налогового органа не возникнет дополнительных вопросов.

Для того чтобы ГСМ списать в нужном размере, нужно их правильно рассчитать.  Все бухгалтера знают о, так называемых, нормативах списания топлива, но тем не менее вопросов по этому поводу возникает очень много. Что это за нормативы, кем и как устанавливаются, можно ли их самостоятельно рассчитать или нужно использовать утвержденные законодательством нормы? Давайте разбираться.

Как правильно списать ГСМ?

Действительно, Минтрансом РФ установлены нормы списания ГСМ — это некие рекомендуемые цифры, на которые можно ориентироваться при эксплуатации автотранспорта.

Для списания можно использовать эти утвержденные нормы, но в НК РФ не говорится, что эти нормативы обязательны к использованию. Организации могут самостоятельно рассчитать и утвердить для себя нормы расхода топлива, исходя из особенностей своей деятельности.

Если предприятие решает использовать утвержденные Минтрансом нормативы, то находятся нормы по расходыванию топлива и прочих смазочных материалов для используемого на предприятии вида транспорта и списывается в расходы в соответствии с указанными цифрами.

Если же предприятие хочет разработать для себя свои нормы расхода ГСМ, то можно пойти двумя путями.

Как рассчитать норму расхода топлива самостоятельно?

Итак, для определения своих нормативов нужно провести некоторые расчеты и замеры. Сделать это можно двумя способами.

В первом случае берется техническая документация к используемому транспорту, в которой приведены стандартный расход горюче-смазочных материалов для данного транспортного средства. На основании этих данных установить нормы для различных погодных условий, времени года, учесть загруженность дорог в вашем городе, загруженность транспорта и прочие факторы.

Во втором случае можно воспользоваться реальными данными по расходу ГСМ, которые можно получить с помощью замеров. Этот способ определения нормативов более удобен и реален, именно его, как правило, используют организации.

Как провести замеры расхода ГСМ?

Процесс проведения замеров и разработки норм списания топлива должен контролироваться специальной комиссией, которую назначает руководитель предприятия распорядительным документом.

Далее необходимо определить, какой реальный расход топлива у определенного транспортного средства.

Например, берется автомобиль, для которого рассчитываются нормы списания ГСМ. В его пустой бак наливается топливо, например, бензин. Бак наполняется полностью, отмечается количество залитого бензина и показания спидометра на данный момент. Дальше автомобиль следует использовать в обычном рабочем режиме. Как только топливо в баке закончится, опять записываются показания спидометра. Находится разность показаний спидометра с полностью залитым топливным баком и пустым, это будет количество километров, которые проехал автомобиль на полностью заполненном баке (пробег).

Имеются две цифры: количество залитого топлива и пробег в километрах на этом топливе. Делим первую цифру на вторую и получаем расход топлива на 1 км. Полученная цифра и будет нормативом, который нужно применять для списания топлива для данного автомобиля.

Такие замеры проводятся для всех используемых на предприятии видов транспорта. Определяется норма расхода топлива на 1 км.

В дальнейшем при необходимости списания ГСМ в расходы достаточно будет взять этот норматив и умножить на пробег автомобиля, полученную величину списать в расходы организации.

Условия, в которых используется транспорт, могут значительно отличаться друг от друга. Расход топлива зависит от времени суток, когда транспорт используется, времени года, загруженности дорог, загруженности транспорта, простоев с включенным двигателем. Поэтому необходимо провести замеры для различных условий и разработать несколько нормативов для различных условий использования транспорта.

Также организация может использовать один норматив, замеренный в стандартных условиях. А для списания ГСМ в условиях, отличающихся от стандартных, применять поправочные коэффициенты, которые также нужно заранее рассчитать и утвердить.

Какой бы способ определения норм списания топлива не выбрала организация, полученные результаты необходимо отразить в акте списания ГСМ, оформлением которого должна заняться назначенная руководителем комиссия. Все члены комиссии должны подписать составленный акт, а руководитель утвердить его.

Теперь, списывая ГСМ в расходы, бухгалтер будет опираться на утвержденные нормативы, и вопросов у него возникать не будет.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как рассчитать нормативы для списания ГСМ понятно, теперь осталось разобраться, какими проводками их можно списать в бухгалтерии.

ГСМ — это материалы, поэтому для их учета используется счет учета материальных ценностей — сч.10, на котором открывается субсчет 3.

Подробнее этот счет рассматривался на примере учета поступления материалов и их отпуска со склада .

В дебет сч.10 горюче-смазочные материалы принимаются к учету, а с кредита этого счета они списываются в расходы организации. Если организация — торговая, то расходы на ГСМ списываются в дебет сч.44, если производственная, то в дебет счетов 20 (23, 26).

Проводки по списанию ГСМ:

Для производственных организаций:

Д20, 23, 26 К10.3 — списаны расходы на ГСМ по транспорту, используемому в рабочих нуждах.

В дебет какого именно счета учета производственных затрат списать ГСМ зависит от особенностей организации и от того, для каких целей использовался транспорт.

Организации, имеющие большой автотранспортный парк, списывают расходы на горюче-смазочные материалы в дебет сч.23.

Если автомобилей не много, и они используются для рабочих нужд (например, для доставки товара клиентам), то используется сч.20.

Если же транспорт используется в служебных целей, то сч.26.

Для торговых организаций:

Д44 К10.3 — списаны расходы на ГСМ в расходы на продажу.

Все проводки по списанию топлива и смазочных материалов и жидкостей выполняются на основании путевых листов и акта на списание ГСМ.

Проводки по поступлению ГСМ:

За наличные расчет:

Если топливо и смазочные материалы покупаются за наличный расчет, например, лично водителем на заправочной станции, то деньги ему выдаются из кассы под отчет. При этом выполняется проводка Д71 К50.

Водитель покупает необходимые материалы и отчитывается перед бухгалтерией о произведенных тратах с помощью авансового отчета, к которому прикладывается кассовый чек, подтверждающий факт покупки. Авансовый отчет сдается в бухгалтерию, а бухгалтер на израсходованную сумму делает проводку Д10.3 К71.

Если у водителя остались наличные средства, то он их сдает в кассу, проводка Д50 К71.

За безналичные расчет:

Если предприятие покупает ГСМ за безналичный расчет, то проводки выглядят несколько по другому.

Поставщику ГСМ перечисляется необходимая сумма денег, проводка Д60 К51.

Купленные материалы приходуются проводкой Д10.3 К60 по стоимости без учета НДС.

НДС выделяется отдельно для возмещения из бюджета: проводки Д19 К60.

Эти проводка выполняются на основании документов, полученных от поставщика: товарная накладная, счет-фактура.

 

buhs0.ru

Списание ГСМ по путевым листам

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.

Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа.

Правила

Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.

К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива. Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

Не исключается вариант заключения договора с компанией, занимающейся заправкой автотранспорта, об оплате топлива и смазочных материалов безналичным способом по специальным картам.

В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка.

Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Выбор счета остается за предприятием, который должен учесть особенности производственной деятельности, технические характеристики, марку и модель отдельного автотранспорта. В такой ситуации топливо списывается на основании путевого листа, заполняемого водителем.

Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец.

Как правило, списывается разница в объемах топлива по его фактической себестоимости. Затраты должны быть обоснованными и не превышать установленные нормы потребления топлива.

Что касается налогового учета на прибыль стоимость ГСМ сообразно статье 254 НК можно включить в материальные затраты.

Но можно отнести их к прочим расходам соответственно предписаний статьи 264 НК. Чтобы не возникли вопросы относительно объема израсходованного топлива нужно применять определенные виды норм.

Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата.

Его публикация была произведена 28 ноября 1997 года под номером 78. Хотя предприятие может разработать собственный бланк, что тоже не возбраняется.

Но следует в нем указать все реквизиты, входящие в число обязательных атрибутов. Они обосновывают экономические затраты.

Порядок

Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».

В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.

В его обязанности входит ведение первичных материалов:

  • заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
  • получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
  • принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
  • составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
  • обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.

Пример списания ГСМ по путевым листам

Чтобы произвести оформление списание следует завести документ «перемещение материалов», составленный по товарным накладным.

Путевой лист должен быть заполнен соответственно принимаемым нормам расхода топлива, которое было израсходовано отдельным транспортным средством.

Для оформления процедуры списания заполняется:

  • дебет счета 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»;
  • кредит счета 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Каждое предприятие имеет свои отличительные признаки, обуславливаемые отраслью производства, которое принадлежит к отдельной сфере экономики. Его деятельность должна полностью учитываться в бухгалтерском учете.

При этом бухгалтер, отражая приносящую прибыль производственную функцию должен заполнить:

  • дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции либо выполненных работ, оказанных услуг;
  • кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Расчет

На каждую марку автотранспорта можно просчитать норму потребления путем производства определенных расчетов, исходя их общего километража пройденного пути.

Например, для легковых автомобилей он по выражению:Где:

 Hs  базовая норма расхода топлива, определяемая пробегом автомобиля, л/100 км
 S  общий пробег автомобиля в продолжение рабочей смены, км
 D  поправочный коэффициент к норме, %

В качестве примера приводится расчет нормы потребления топлива автомобиля марки ГАЗ-3110, имеющего двигатель ЗМЗ-4026.10.

Его базовая норма потребления топлива равна 13,0 литров на 100 км пробега. Согласно указаниям руководства предприятия на автомобиле была произведена работа по сбыту готового продукции.

При этом он проехал 232 км, их коих по городу – 128 км, по области – 104 км. Его эксплуатация осуществлялась в зимний период времени.

Принятые надбавки:

 за зимний период  10%
 за эксплуатацию в городе, где плотность заселения составляет 1,5 млн человек  10% – ;

Нахождение нормы расхода топлива:

Всего по путевому листу израсходовано 30,2 литра за рабочий день. Если принят результат вычислений как среднее потребление топлива, то за месяц работы автомобиль израсходует для выполнения производственных заданий:Где:

 НРд  нормативный расход топлива за один рабочий день
 Т  количество рабочих дней в месяце, Т = 21

Итого получаем:

1

Материальному бухгалтеру следует списать приблизительно 634,27 литра топлива за один месяц, так как за месяц было принято усредненное значение расхода топлива.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления.

Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

  • при производстве капитального ремонта;
  • при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки.

При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Можно ли списывать без путевых листов

Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

  • учет по лимитам;
  • компенсация расходов.

При первом случае устанавливается предприятие система контроля ГСМ, то есть лимит на потребление топлива. Под понятием «учет лимита» подразумевается выделение конкретных средств на покупку ГСМ на один месяц работы автотранспорта.

Также применяются топливные карты, по которым АЗС отпускает ГСМ, оформляемые на каждый автотранспорт. Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

Данная система оправдала себя при одинаковом маршруте автотранспорта, повторяющегося каждый день. Если образовывается перерасход ГСМ, то материальный бухгалтер составляет официальные бумаги, по которым находится сумма превышения. Она списывается в установленном порядке.

Во втором заключается договор между предприятием и сотрудником на использование личного транспорта.

В основе сделки лежат указания статьи 188 ТК, в которых излагаются условия и порядок выплаты компенсации и возмещения сотруднику.

Договор заключается при обоюдном согласии заинтересованных сторон, но вводятся ограничения по размеру компенсации на транспорт в зависимости от его марки, модели и модификации. Списывается ГСМ, сообразно установленным на предприятии нормативам.

И в заключение следует отметить, что в налоговом учете ГСМ разрешается списывать в размере фактически израсходованных средств. Но обоснованными они считаются, если расходы не превышают нормативные значения.

Предприятие вправе использовать нормы Минтранса, но в тоже время может разработать свои собственные нормативы потребления ГСМ на каждый вид транспорта, имеющийся у него. При этом обосновав их замерами ежедневного расхода топлива.

Видео: Учет ГСМ — Учет путевых листов

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

vkadry.com

Практические советы по учету и списанию ГСМ — Бухгалтерия Онлайн

Бухгалтеры, которые отвечают за учет горюче-смазочных материалов (ГСМ), сталкиваются со множеством проблем. Участники нашего форума регулярно обсуждают, как рассчитать нормативы, для чего их применять, как отразить бензин, который находился в баке купленного автомобиля. Ответы на эти и другие вопросы — в нашей статье.

Для чего нужны нормы расхода и списания ГСМ

Организации, использующие собственные или арендованные автомобили, ведут учет поступления и расхода ГСМ. Существуют нормы, которых следует придерживаться при списании топлива. Как показывает практика, бухгалтеры не всегда четко представляют себе, как правильно применить эти нормы. В частности, путаются, как надо списывать бензин: по количеству фактически израсходованных литров или по нормативу. Ответ на этот вопрос мы начнем с замечания: следует обращать внимание, что назначение нормативов в бухгалтерском и налоговом учете не совпадают.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете ГСМ нужно списывать по факту. Но сложность в том, что в автомобиле нет устройства, которое фиксировало бы количество бензина в баке. Соответственно, очень сложно «на глаз» определить, сколько топлива ушло на ту или иную поездку. Поэтому чаще всего фактический расход топлива рассчитывают как количество километров по спидометру, умноженное на некий норматив.

Налоговый учет

Применение норматива в налоговом учете — вопрос спорный.

Налоговики традиционно считают, что при списании ГСМ в расходы организации должны придерживаться лимитов, утвержденных Методическими рекомендациями, введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р. Об этом неоднократно напоминали специалисты Минфина России (см., например, письма от 03.09.10 № 03-03-06/2/57 и от 17.11.11 № 03-11-11/288). Если организация использует машину, для которой норматив не утвержден, необходимо разработать и обосновать свой лимит (письмо Минфина России от 10.06.11 № 03-03-06/4/67). В любом случае списать в затраты ГСМ сверх лимита нельзя, уверены чиновники.

Однако в Налоговом кодексе подобного запрета нет. Поэтому многие компании не придерживаются ни собственных, ни утвержденных Минтрансом норм, а уменьшают налогооблагаемую базу на полную стоимость израсходованного бензина. Такой подход поддерживают судьи (определение ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27.01.09 № Ф04-7730/2008(17508-А03-46)).

Есть организации, которые игнорируют нормы Минтранса и устанавливают собственные. Они также одерживают победу в суде (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 21.11.11 № Ф06-10102/11).

Компаниям, которые заняли «осторожную» позицию и решили применять норматив (утвержденный Минтрансом или самостоятельно разработанный) для целей налогового учета, допустимо применять этот же норматив и в бухгалтерском учете. Другими словами, использовать одно и то же значение лимита при подсчетах израсходованного бензина и при уменьшении налогооблагаемой базы.

Как рассчитать собственный норматив

Если для машины нет утвержденного Минтрансом лимита, либо организация решила использовать другое значение, она вправе рассчитать собственный лимит. Как правило, в такой ситуации компании действуют одним из двух способов.

Первый способ — позаимствовать информацию о расходовании топлива из технической документации на автомобиль.

Второй способ — создать комиссию и произвести замеры. Для этого в пустой бак машины нужно залить определенное количество бензина, например, 100 литров. Затем авто должно ездить до тех пор, пока бак не станет абсолютно пустым. Исходя из показаний спидометра, надо определить, сколько километров понадобилось для полного опустошения бака. Наконец, количество литров нужно разделить на количество километров. В итоге получится цифра, показывающая, сколько бензина расходует машина при проезде одного километра. Этот показатель следует зафиксировать в акте и поставить подписи всех участников комиссии.

Поскольку расход топлива зависит от условий поездки, лучше произвести контрольные замеры «на все случаи жизни»: отдельно — для груженого и порожнего авто, отдельно — для летних и зимних поездок, отдельно — для простоя со включенным двигателем и т д. Все полученные результаты следует отразить в акте, составленном и подписанном комиссией.

Есть и более простой вариант: утвердить один базовый норматив (например, для летнего периода) и повышающие коэффициенты: для зимних поездок, для поездок по перегруженным трассам и пр.

Как провести инвентаризацию ГСМ

Так как списание по нормативу подразумевает погрешности, организация должна периодически сверять данные, отраженные в бухучете, и фактические остатки. Проводить такую сверку можно раз в неделю, в месяц или в квартал. Некоторые компании делают ее ежедневно.

Для определения фактического остатка используют разные методы. Самый простой — это вылить из бака бензин в мерную емкость и узнать объем. Однако организации редко прибегают к такому способу.

Более распространен другой метод. Суть его в заключается в следующем. Сначала надо полностью наполнить бак. Затем нужно посмотреть в технической документации, чему равен объем бака. А также посмотреть по чеку автозаправочной станции, сколько топлива было залито в бак. Если от объема бака отнять объем залитого бензина, получим остаток, который находился в баке до начала заправки. Эту цифру необходимо сверить с той, что значилась по данным бухучета на то же число.

Существуют и другие способы — например, при помощи специального щупа с нанесенной шкалой. Однако ни один из методов, кроме опустошения бака, не исключает погрешностей.

Системы спутниковой навигации

Сейчас все большей популярностью пользуются так называемые спутниковые системы слежения (другое название — системы спутниковой навигации). Они позволяют точно установить, когда и сколько километров проехала машина и сколько бензина потратила. В связи с этим компания, которая приобрела такую систему, может списать фактически израсходованные ГСМ без использования нормативов. Необходимость в инвентаризации тоже пропадает.

Чтобы отразить в учете переход на использование спутниковой системы для учета ГСМ, нужно издать приказ, который отменяет ранее используемые нормативы расхода топлива. В этом же документе закрепить новый способ учета топлива — на основании данных системы. Важно, чтобы дата приказа совпадала с датой, когда система введена в эксплуатацию.

Далее понадобится распечатка из системы, где показан расход бензина по каждому рейсу. Бухгалтер подколет эти распечатки к путевым листам, и на основании этих документов спишет ГСМ. Кстати, против такого метода не возражает и Минфин России (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354).

Как учесть топливо, полученное вместе с автомобилем

Как правило, при покупке авто новый владелец получает не только саму машину, но и некоторое количество бензина в баке. Если это прописано в договоре купли-продажи, бухгалтер сможет без проблем оприходовать ГСМ.

Но чаще топливо в договоре не упоминается. Как поступить в этом случае? На практике применяют различные подходы.

Если бензина не очень много, то его попросту не учитывают, а отсчет поступления и списания ГСМ начинают с первой заправки.

Если бак практически полон, топливо учитывают. Сначала определяют объем, используя те же методы, что и при инвентаризации. Затем оформляют либо безвозмездное получение, либо выявление излишков.

В случае безвозмездного получения стоимость топлива проводят по дебету счета 10 и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов». Впоследствии, при списании, делают проводки по дебету «затратного» счета (20, 26 или 44) и кредиту счета 10 «Материалы», а также по дебету счета 98 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В налоговом учете безвозмездно полученные ГСМ — это налогооблагаемые доходы (подп. 8 ст. 250 НК РФ).

Если организация показывает излишки, выявленные при инвентаризации, то в бухгалтерском учете их следует включить в доходы и провести по дебету счета 10 и кредиту счета 91. В налоговом учете также необходимо сформировать доходы на основании подпункта 20 статьи 250 НК РФ.

Как учесть топливо в баке проданного автомобиля

Возможна и обратная ситуация, когда организация продает авто, а вместе с ним и топливо в баке. Здесь лучше всего внести в договор купли-продажи отдельный пункт, где указать объем и цену бензина. Это даст возможность показать реализацию ГСМ отдельно от реализации машины. С юридической точки зрения все будет корректно, ведь никакой лицензии для продажи топлива не требуется.

При отсутствии специального пункта в договоре выбытие бензина надо провести по дебету счета 91 и кредиту счета 10. В налоговом учете подобные расходы отражать нельзя, поскольку стоимость безвозмездно переданного имущества не уменьшает облагаемый доход (под. 16 ст. 270 НК РФ).

ГСМ в баке арендованной машины

При передаче автомобиля в аренду топливный бак также бывает полностью или частично наполнен. Тут, как и в ситуации с куплей-продажей, предстоит разобраться, как учесть такой бензин.

Иногда организации просто договариваются, что арендодатель передает определенное количество топлива, а арендатор по окончании срока аренды обязуется вернуть такое же количество вместе с машиной. При этом право собственности на ГСМ остается за арендодателем, и передача топлива в учете не отражается.

Но такой вариант не совсем корректен для арендатора, ведь фактически он использует полученный бензин и, как следствие, должен сделать определенные записи в учетных регистрах. По этой причине большинство компаний все же показывают передачу ГСМ от арендодателя арендатору.

Как отразить такую передачу? Самый распространенный вариант — это реализация. Сначала арендодатель продает топливо арендатору, а после окончания срока договора арендатор продает такое же количество арендодателю.

Другой вариант — это товарный заем. Здесь арендодатель выступает в роли заимодавца, а арендатор — в роли заемщика. Оба варианта вполне законны, и бухгалтеру остается выбрать тот, что наиболее удобен в конкретной ситуации.

www.buhonline.ru

Учет и списание ГСМ в бухгалтерском учете

Особенности ГСМ, влияющие на их учет

Покупка топлива за наличку и по топливным картам

Как списать ГСМ в бухучете и в налоговом учете — проводки

Нормы списания — учитываем зимний период и другие условия работы

Как правильно учесть ГСМ, имеющиеся в авто, при покупке-продаже

Особенности ГСМ, влияющие на их учет

По своей сути ГСМ (горюче-смазочные материалы) являются одной из разновидностей товарно-материальных ценностей, которые используются в качестве расходных материалов и обеспечивают работу оборудования и автотранспорта, находящихся в распоряжении юрлица. Как и любой иной материал, ГСМ приходуется при его поступлении и списывается при расходе. Для учета его движения Планом счетов (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 3 счета 10 (10.3).

Однако порядок учета и списания ГСМ имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой приобретения и расходования этого материала:

  • Топливо достаточно редко закупается заранее с последующим хранением на территории покупателя и отпуском из этого хранения по мере необходимости. Существенно более распространенной является ситуация, когда заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, принадлежащих иному владельцу, путем налива в бак уже вышедшего на маршрут соответствующего транспортного средства некоторого количества горючего.
  • В момент заправки в баке, как правило, присутствует остаток неиспользованного топлива, и на момент подведения итогов по расходу топлива за период аналогичный остаток тоже имеет место.
  • Покупка-продажа авто и взятие-возврат при аренде обычно осуществляются с присутствием в его баке горючего.

Кроме того, на то, как списать ГСМ в налоговом учете, влияет требование об обоснованности таких расходов. Оно, невзирая на отсутствие в НК РФ положения о нормировании объемов списываемого горючего, фактически приводит к ограничению этих объемов, поскольку обоснованность в реальности достигается введением норм расхода. В то же время списание в бухучете ничем не ограничено. Поэтому наличие перерасхода ГСМ будет приводить к разницам между бухгалтерским и налоговым учетами.

Покупка топлива за наличку и по топливным картам

Оплата за приобретаемые ГСМ может осуществляться как в момент покупки (наличными по кассовому чеку), так и путем предоплаты. Предоплата обычно безналичная, а следствием ее является либо доставка оплаченного количества топлива на территорию покупателя с обычным комплектом сопроводительных документов (накладная и счет-фактура), либо отпуск предоплаченного объема по частям с применением для этой цели топливных карт.

Топливная карта, переданная водителю, дает ему возможность осуществлять заправку в пределах относящегося к этой карте объема горючего на заправочных станциях поставщика, выдавшего эту карту. Однако ни поступление, ни списание ГСМ по самим топливным картам не делается. Они лишь служат для накопления информации об объеме, фактически отпущенном за период из предварительно оплаченного. По завершении месяца сведения о выданных по всем картам объемах поставщик сводит в единый документ (отчет об осуществленных операциях) и формирует на основании него акт об объемах и стоимости выданного топлива и счет-фактуру.

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

В проводках это выразится так:

  • Дт 10.3 Кт 71 — покупка оплачена наличными;
  • Дт 60 Кт 51 — с расчетного счета сделана предоплата поставщику;
  • Дт 10.3 Кт 60 — оприходовано топливо по его стоимости без НДС;
  • Дт 19 Кт 60 — учтен НДС, относящийся к полученному топливу.

Удобство применения топливных карт заключается в том, что нет необходимости в выдаче водителю наличных денег, составлении им авансового отчета и сохранении до оформления этого документа кассового чека.

Как списать ГСМ в бухучете и в налоговом учете — проводки

Прежде чем списывать ГСМ с учета (неважно какого, бухгалтерского или налогового), нужно определиться с тем, какое их количество оказалось фактически израсходованным. Для этого по каждому авто осуществляется расчет, в котором остаток топлива, имеющийся в баке на начало периода, суммируется с общим объемом поступлений в этот бак за период и из него вычитается остаток топлива, присутствующий в баке на конец периода. В бухучете всю получившуюся сумму можно списать в расход.

При включении ГСМ в расходы для целей налогового учета должно выполняться требование обоснованности их объемов (письмо Минфина России от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875). Как же можно обосновать расход? Сравнив его с нормативным, т. е. тем, который должен иметь место при выполнении определенной работы в определенных условиях.

Нормативный расход применительно к реально имевшему место применению автотранспорта является величиной расчетной, зависящей от фактически выполненного объема работы, применяемых норм расхода топлива и поправочных коэффициентов, отражающих особенности условий проведения работы. Нормы могут быть разработаны самостоятельно, но чаще всего для таких расчетов применяют нормативы, утвержденные Минтрансом России (распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р).

Ориентироваться на нормативный расход имеет смысл не только для целей налогового учета, но и для осуществления контроля того, как горючее расходует водитель. Отклонения в ту или иную сторону от норматива неизбежны, но они не должны превышать разумных величин. При существенных же отклонениях либо должны иметь убедительные объяснения, либо водитель должен нести ответственность за перерасход.

Как же правильно списывать ГСМ в бухгалтерском учете? Расход, несущественно отклоняющийся от нормативного, относится в затраты:

Дт (20, 23, 25, 26, 44) Кт 10.3.

Конкретный счет затрат при этом выбирается в зависимости от того, для выполнения каких именно задач предназначается то или иное авто и по какой схеме организуется учет в организации.

Сюда же можно отнести обоснованный перерасход. Если же доказано, что перерасход, допущенный водителем, совершен им в своих интересах, то ему может быть предъявлено требование о возмещении материального ущерба, причиненного работодателю:

Дт 73.2 Кт 10.3.

Если юрлицо не применяет ПБУ 18/02, при котором в налоговом учете на счетах учета затрат собираются расходы как принимаемые, так и не принимаемые для налогообложения, то ему удобнее на счета затрат в бухучете относить только те расходы, которые будут учтены при налогообложении, а непринимаемые (в части ГСМ это будут сверхнормативные расходы) собирать на счете 91:

Дт 91 Кт 10.3.

Нормы списания — учитываем зимний период и другие условия работы

Наступление зимнего периода для списания ГСМ, так же как и наличие ряда других факторов, выражается в применении к норме, используемой при осуществлении расчета по нормативу, повышающего коэффициента.

Для большинства районов РФ зимний период соответствует месяцам с ноября по март. А вот величина надбавки оказывается разной (от 5% до 20%). Конкретные ее значения в разбивке по регионам приведены в Приложении № 2 к распоряжению Минтранса АМ-23-р.

Кроме того, к повышению нормы приводит, например, работа:

  • в крупных населенных пунктах;
  • в горах;
  • с буксировкой и перегонами;
  • с действующим дополнительным оборудованием.

Влияют на повышение нормы списания также возраст и пробег авто. Все применяемые надбавки можно суммировать.

Как правильно учесть ГСМ, имеющиеся в авто, при покупке-продаже

А каким будет учет того топлива, с которым авто покупается, продается либо берется в аренду и возвращается из нее? Самым безопасным вариантом принятия его к учету будет оформление покупки у продавца (арендодателя) при приобретении (получении в аренду) транспортного средства. Оформится это проводкой (с выделением НДС, если в этом будет необходимость):

Дт 10.3 Кт 60.

Когда покупка по каким-то причинам оказывается невозможной, горючее придется учитывать как безвозмездно полученное:

Дт 10.3 Кт 91.

При продаже авто или возврате его из аренды выбытие топлива также лучше оформить через продажу. В этом случае списание ГСМ в проводках выразится так:

Дт 90 (91) Кт 10.3.

То есть его стоимость сформирует себестоимость продажи.

***

ГСМ — это разновидность материальных ценностей, обладающая рядом присущих ей особенностей в части фактического оборота. Это обусловливает некоторые характерные черты их учета. Оплачивают их обычно предварительно (по безналу) либо в момент покупки (наличными). Оприходование топлива осуществляется по мере поступления документов от поставщиков.

А вот решений в части того, как списать ГСМ в бухучете, может быть несколько. Все здесь определяется кругом задач, решаемых работой конкретного авто, и применяемой схемой учета связанных с ним расходов. Чаще всего стоимость топлива в бухучете включается в затраты. В отличие от налогового учета (в котором списываемые объемы фактически оказываются нормируемыми) в бухучете будет учтен весь израсходованный объем ГСМ, если не выявится, что возникший перерасход создан водителем в своих интересах.

nsovetnik.ru

Как списывать ГСМ без путевых листов?

Правила, применяемые при учете ГСМ

Как обосновывается расход топлива?

Основной документ, подтверждающий объем списания

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

Правила, применяемые при учете ГСМ

Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение. Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:

  • Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты. Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.
  • Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Как обосновывается расход топлива?

Для определения учитываемого расхода горючего потребуются:

  • документ, подтверждающий объем выполненной авто работы;
  • утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:

  • обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения;
  • осуществление контроля над расходованием горючего.

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.

Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.

Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.

Основной документ, подтверждающий объем списания

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:

  • оформляется на определенное авто;
  • описывает выполняемое им задание;
  • содержит указание на вид используемого топлива;
  • отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
  • указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

А можно ли списывать ГСМ без путевых листов? Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем. Соответственно, с учетом однозначной их протяженности и привязки к каждой из них объема топлива в фиксированном размере, рассчитанного по нормам, общий объем списания тоже будет обоснован.

Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.

О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте здесь.

***

ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.

nsovetnik.ru