1.4 Работа с документами и журналами документов в программе «1С: Бухгалтерия». 1С работа с документами программа


Документы и работа с ними в 1:с «Предприятие»

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Самарский государственный университет»

Факультет экономики и управления

Реферат

Выполнила студентка

2 курса 23201.50 группы

Сидоренко Анна

Преподаватель

Климентьева С.В.

Самара

2014

Оглавление

Введение 3

Назначение документов 4

Сравнение документов с другими объектами 9

Работа с документами 11

Заключение 13

Список используемой литературы 14

Введение

В настоящее время широкое развитие получили системы автоматизации предприятий, занимающихся различными видами учета. На рынке нашей страны в достаточно большом объеме представлены системы, работающие с базами данных. Однако зачастую небольшие предприятия работают по своей внутренней специфике, и с небольшими базами данных. Для такого типа предприятий фирмой «1С» разработана система «1С: Предприятие», которая представляет собой интерпретатор и рабочий конфигуратор (программу), без которого работа системы невозможна - аналог языка BASIC.

Система «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед современными предприятиями. «1С: Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам, на единой технологической платформе. Программный продукт система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на любом специализированном предприятии

В системе «1С: Предприятие» возможен «Обмен файлами»:

  • Средства импорта и экспорта информации через, файлы формата DBF и XML позволяют организовать обмен данными с любыми системами.

  • Сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML.

  • Управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel.

  • Получать доступ к данным «1С: Предприятия» из других программ.

  • Вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами, например, размещать в отчетах рисунки и графики.

В реферате будет рассмотрен вопрос о том, что такое документы в программе 1С: Предприятие, и как с ними работать.

Назначение документов

Документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С: Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу - информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе. Состав документа

Для пользователя содержимое документа представляется в экранной форме документа:

Табличная часть выглядит как обычная таблица, где столбцы - реквизиты табличной части документа. При создании документа в конфигураторе можно визуально настроить вид формы, размещение реквизитов и определить в свойствах формы, будет ли отображаться панель инструментов, можно будет пользователю ли изменять размер формы и т.п.

Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм - Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране.

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С: Предприятие. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. Чтобы научиться формировать печатные формы, вам нужно изучить главу Отчеты (объект «Таблица»).

У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод Исходная Таблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой конфигурации может являться шаблон печатной формы «Отчет о движении документа», который используется разными модулями конфигурации

Некоторые документы могут проводиться. С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура Обработка Проведения). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа. Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода — экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Термин «шапка» — достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз. Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть — это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию — стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. Структура документа в системе 1С: Предприятие может содержать только одну табличную часть.

При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С: Предприятие. Работая с системой 1С: Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

Все документы хранятся в журналах. Журнал документов - это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые, который будет включать документы «Приказ о приеме на работу», «Приказ об увольнении», «Кадровое перемещение». С этим журналом будет работать пользователь-кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы «Платежное поручение» и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы. От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный, Общий и Дополнительный. Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале Приказы Кадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник

studfiles.net

Работа с программой«1С:Предприятие — Работа с файлами»

В этой статье мы расскажем о малоизвестной, но очень полезной программе фирмы 1С, которая называется «1С:Предприятие — Работа с файлами». Это бесплатная программа, позволяющая открывать файлы, созданные в 1С: печатные формы mxl, графические и географические схемы, и умеет работать с файлами версий 8.0, 8.1, 8.2.

Для чего можно использовать эту программу ?

Вариантов использования множество.

Вариант № 1. Работа с печатными формами 1С (файлы MXL): Экономим на лицензиях.

Вы можете создавать, просматривать и редактировать напечатанные в 1С документы (они называются печатные формы), не имея 1С.

Результат работы можно сохранять в Excel, Word, PDF (для этого нужно установить программу PDF Creator) и другие форматы. «Какая от этого выгода ?» — спросите Вы. Ответ прост: Excel, Word и прочие офисные программы фирмы Майкрософт нужно покупать, а если Вы занимаетесь простейшими таблицами, то на лицензии на Ваш компьютер можно сэкономить, а Вашу работу откроют и будут использовать там, где есть офисный пакет с лицензией, либо Вы сразу можете сделать PDF-документ и отправить по электронной почте.

Вариант № 2. Работа с печатными формами 1С (файлы MXL): Упрощение обмена документами.

Предположим, в Вашу организацию не могут прислать документы Excel, потому что их сохраняют из 1С, и начинает «ехать» форматирование. Вы можете предложить присылать Вам документы в формате MXL, сохраненные прямо из 1С.

Или же в Вашей организации есть отдел, где установлен 1С, а в Вашем отделе нет в целях экономии. Используя «1С:Предприятие — Работа с файлами», Вы можете решить проблему обмена документами внутри организации.

Вариант № 3. Создание несложных блок-схем.

Иногда бывает нужно нарисовать простые блок-схемы, или более редкий случай, географические схемы  Это также можно сделать в программе «1С:Предприятие — Работа с файлами», не используя платные программы типа MS Visio.

Если Вам интересно познакомиться с этой программой, ее можно скачать по этой ссылке

Комментарий для системного администратора:На компьютерах, где не установлен 1С, но потенциально могут использоваться файлы 1С, например, печатные формы, можно установить 1С Предприятие — Работа с файлами и проассоциировать все расширения файлов 1С с этой программой.  Тогда файлы будут открываться по двойному клику мышки. Команда запуска:1cv8fv.exe [/L<язык интерфейса системы>] [<Имя открываемого файла>]

1С:Предприятие — Работа с файлами Рис.1

1С:Предприятие — Работа с файлами Рис.1

1С:Предприятие — Работа с файлами Рис.2

1С:Предприятие — Работа с файлами Рис.2

1С:Предприятие — Работа с файлами Рис.3

1С:Предприятие — Работа с файлами Рис.3

x1c.ru

1.4 Работа с документами и журналами документов в программе «1С: Бухгалтерия». Основные возможности системы 1С: Бухгалтерия

Похожие главы из других работ:

1С Бухгалтерия

1. Понятие о программе «1С: Бухгалтерия 7.7.»

Программа «1С: Бухгалтерия 7.7.» - это универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности...

1С Бухгалтерия

2. Налоговый учет в программе «1С: Бухгалтерия 7.7.»

...

1С Бухгалтерия

2.1. Понятие налогового учета в программе «1С: Бухгалтерия 7.7.»

Федеральным законом от 06.08.2001 N 110-ФЗ утверждена 25 глава Налогового кодекса РФ "Налог на прибыль организаций", которая вступила в действие с 1 января 2002 года. Указанной главой введено понятие налогового учета, данных налогового учета...

Автоматизация начисления и выплаты сдельной заработной платы работникам мебельного цеха

2.3 Работа с журналами и документами

Документ "Бригадный наряд" позволяет реализовать различные варианты бригадных нарядов. Исходными данными для расчета любого наряда являются сумма фонда заработной платы, выданной на наряд, отработанные каждым сотрудником бригады часы...

Автоматизация основных средств

2.1 Автоматизация учета ОС в программе 1 С Бухгалтерия 8

Программа 1 С Бухгалтерия предназначена для автоматизации бухгалтерских операций. Учет основных средств можно вести все операции, но в данной работе я буду рассматривать - это учет основных средств...

Ведение бухгалтерского учета в программе "1С: Бухгалтерия 8.0"

1. Ведение бухгалтерского учета на практике в программе 1С: Бухгалтерия

...

Выполнение работ по профессии "кассир"

5. Работа с первичными документами, кассы и банка

Первичный документ -- бухгалтерский документ, составляемый в момент проведения хозяйственных операций и являющийся свидетельством их совершения. Перечень первичных документов, сопровождающих ту или иную сделку...

Инвентаризация товаров на складе

3. Инвентаризация товаров на складе в программе «1С: Бухгалтерия 8.1»

Любое предприятие, исходя из нормативных документов по бухгалтерскому учету, обязано проводить инвентаризацию. Инвентаризация обязательно проводится перед тем как составить годовую бухгалтерскую отчетность, чрезвычайных ситуациях...

Областное государственное учреждение "Государственный архив Саратовской области"

2.1 Работа с архивными документами

Работа с архивными документами начинается с просмотра описи дел архивного фонда. Архивный фонд -- совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой и подлежащих постоянному хранению...

Основные возможности системы 1С: Бухгалтерия

1.2 Организация бухгалтерского учета в программе «1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» поставляется с так называемой типовой конфигурацией, основу которой составляет план счетов...

Основные возможности системы 1С: Бухгалтерия

1.9.1 Разнообразие отчетов в программе «1С: Бухгалтерия»

Количество и состав отчетов в программе «1С: Бухгалтерия» определяется конфигурацией и версией программы. Отчеты, которые используются в программе «1С: Бухгалтерия»...

Работа с документами в 1С: Предприятие 7.7

Глава 2. Работа с документами

Ввод нового документа: Щелкните по кнопке (Новая строка), выберите документ, Ok, заполните реквизиты документа, кнопка Печать - распечатка документа, кнопка Ok - записать документ...

Учет поступления материалов

4. Формирование учета сырья и материалов в программе «1С: Бухгалтерия»

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина РФ от 9 июня 2001 года №44н, активы, используемые в качестве сырья, материалов при производстве продукции...

Учет расчетов по оплате труда в программе 1С: Предприятие

2.2 Работа с журналами расчетов и документами

Для отображения результатов расчета в системе 1С:Предприятие служат журналы расчетов. Каждая строка журнала отражает единичное событие расчета для того или иного объекта. Такие события характеризуются следующими данными: Ш объектом...

Цели и задачи бухгалтерской отчетности на ООО "СтройСервис"

10. Работа с первичными документами, кассы и банка

Первичный документ -- бухгалтерский документ, составляемый в момент проведения хозяйственных операций и являющийся свидетельством их совершения. Перечень первичных документов, сопровождающих ту или иную сделку...

buh.bobrodobro.ru

Делопроизводство в 1С 8.3 и документооборот

Расширение возможностей "1С:Документооборот КОРП" и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы "1С:Документооборот" и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных "1С:Предприятие 8"

Узнать подробности о расширении возможностей С помощью программы «1С:Документооборот» осуществляется учет движения официальной документации организации, основывающийся на положения законодательства РФ, требованиях ГОСТ, а также традициях, сложившихся в области делопроизводства в России и за рубежом.

Виды документов

В программе осуществляется обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

К любому документу может быть прикреплен 1 и более файлов, в том числе фотография или отсканированный документ.

Входящая документация 1С:8.2

В программе регистрируются входящие документы и от юридических, и от физических лиц. Регистрация осуществляется согласно требованиям ГОСТ и установившимся в РФ правилам в области делопроизводства. При регистрации документ проходит три этапа – первичную регистрацию, рассмотрение уполномоченным лицом и исполнение документа.

Исходящая корреспонденция 1С:8.2

Исходящий документ может создаваться как в ответ на входящий, так и самостоятельно.

Регистрационный номер исходящему документу присваивает секретарь организации после его согласования и утверждения уполномоченным лицом.

Если исходящий документ создается в ответ на входящий, то программа автоматически присвоит входящему отметку – Отправлен ответ.

В процессе обработки исходящая документация проходит этапы, включающие в себя непосредственное создание, согласование, утверждение уполномоченным лицом и регистрацию.

Входящая и исходящая корреспонденция составляется программой в цепочки.

Внутренняя документация

Под внутренними документами принято понимать организационно-распорядительные и информационно-справочные официальные документы. Сюда относятся приказы, документы кадровой службы, служебные записки и др.

Внутренний документ, как и исходящий, регистрируется секретарем организации с присвоением номера после согласования документа и утверждения уполномоченным лицом.

Виды документации 8.2

В качестве одной из главных характеристик документа выступает его вид, согласно которому определяется срок исполнения этого документа, маршрут его обработки и правила присвоения номера при регистрации.

Программа самостоятельно ведет списки для входящей, исходящей и внутренней документации в отдельности.

Присвоение регистрационного номера

В программе осуществляется регистрация документа в зависимости от его даты, вида, подразделения и корреспондента (для входящих/исходящих). Для отдельного вида документации можно создать отдельный нумератор.

Карточка документа делопроизводства

На каждый вновь созданный документ программа автоматически создает учетно-регистрационную карточку, внешнее оформление и список полей которой пользователь может подобрать самостоятельно. Доступна также функция удаления или добавления полей учетной карточки. Учетно-регистрационную карточку можно распечатать.

Карточка учета движения входящей/исходящей корреспонденции предназначена также для просмотра общей переписки с тем или иным корреспондентом.

Дополнительные параметры

К дополнительным параметрам относят реквизиты и сведения, настроить их может администратор или пользователь, ответственный за нормативно-справочные документы. Дополнительные свойства могут быть настроены индивидуально в зависимости от типа или вида документа. В программе используются также наборы свойств, применяемые при определенных данных.

В качестве примера использования дополнительных параметров можно обозначить возможность сделать документ актуальным/неактуальным и пометить его, как «информационно-справочный».

Прочие возможности

Программа может осуществлять учет обращений физических лиц. Можно настроить ограничение доступа к личной информации этих граждан или к входящей документации.

Хранение внутренних документов осуществляется в структуре папок, что помогает упорядочить документооборот и определить права доступа к данной информации.

Смотрите также:

xn--90afdtkhdeabaxvge.net

1С: Документооборот - маршрутизация документов, виды документов, доступ к документам | Инструкции | Статьи экспертов

Содержание1. Первоначальные настройки2. Виды документов3. Сквозной пример создания документа4. Маршрутизация внутреннего документа5. Настройка прав доступа6. Рекомендации 

Учет  в программе «1С:Документооборот, ред. 2.1» невозможен без выбора вида документа. 

Первоначальные настройки

Для включения работы с документами перейдите в раздел «Настройка и администрирование → Делопроизводство», и в форме «Настройка работы с документами» установите соответствующие галки напротив видов документов.

   Установите флажок на пункте «Учет по организации», если документооборот ведется по нескольким организациям. В документах станет доступен реквизит «Организация» для выбора конкретной организации. Если в документах планируется вести учет в разрезе деятельности организации, установим флажок «Вопросы деятельности».

Сформировать вид документа можно из справочника «Виды документов» –Раздел «НСИ → Виды документов». Справочник включает три вида документов: внутренние, входящие и исходящие.

 

  В поставку программы входят типовые документы. Можно завести свои документы, которые используются в текущей деятельности, без изменения программы. Для этого в персональных настройках пользователя раздел «Настройка→Документы→Персональные настройки работы с документами» можно установить виды документов, способы отправки и получения, а также организацию по умолчанию. Будут открываться документы по организации, которую установил пользователь в своих настройках. 

Виды документов

В конфигурации есть три вида списков документов. Эти списки находятся в разделе «Документы и файлы». Со списками документов очень удобно работать. Каждый пользователь может создать список под себя, настроив вывод нужной ему информации. Установите флажок, документы будут сгруппированы в форме списка.

 

  Кроме этого, есть отборы по периоду, по виду документа, по организации и по контрагенту. Для этого нажмите «Еще→ Настройки →Настроить список» - здесь можно установить дополнительные отборы в списках.

 

  Можно создать, распечатать карточку документа, вложенные файлы, ввести на основании другой вид документа, отправить документ по маршруту. Установив настройку «Показывать область просмотра документа», можно просмотреть содержимое документа, прикрепленного к нему файла.

 

  Любой документ, который создал пользователь, автоматически помещается в регистр «Мои документы». Для этого необходимо выбрать в контекстном меню строку «Добавить в «Мои документы». Пользователь всегда может открыть эту форму и найти нужный ему документ.

 

Сквозной пример создания документа

Рассмотрим пример создания и регистрации внутреннего документа – «Договора на поставку услуг». Заказчик «Управляющая компания» заключила договор на поставку услуг с Исполнителем контрагентом ООО «Юпитер». Со стороны заказчика договор подписывает Генеральный директор компании Иванов Иван Иванович. Со стороны исполнителя – Директор Федоров Игорь Георгиевич. Подготовил документ Юрист управляющей компании Козлов Юрий Юрьевич, зарегистрировал договор Секретарь компании Фролова Алена Петровна. Согласует документ Главный бухгалтер Петрова Анна Владимировна. Создадим шаблон документа «Договор на поставку услуг» из раздела «Документы и файлы → Шаблоны документов». Заполним наш договор на основании шаблона. 

 

  В шаблоне введем его наименование и краткое описание. Установим флажки в пунктах «Запрещать изменять реквизиты из шаблона» и «Запрещать удалять файлы». Выберем, какие реквизиты будут заполняться из шаблона на вкладке «Реквизиты документа». 

 

   Настроим заполнение файла договора, используя «Настройку заполнения файла». Для того, чтобы заполнить файлы doc и docx, отметим необходимые поля на закладке «Реквизиты». Программа создаст их автоматически.

 

  Чтобы заменить поле файла, необходимо указать выражение на встроенном языке на закладке «Скрипты».  

  Можно создать свою настройку или настроить замену реквизита или строки в файле на указанное выражение.

 

  Этот механизм удобно применять для автоматического создания шаблонов договоров, дополнительных соглашений и приказов. На основании уже созданного шаблона можно ввести неограниченное количество документов. Заполним наш шаблон необходимыми данными документа и получим готовый договор, который можно распечатать и отправить контрагенту по электронной почте.

 

Подсвеченные поля заполнились автоматически, на основании реквизитов документа. На основании готового шаблона можно создать новый документ. Для этого откроем карточку файла и нажатием на кнопку «Создать на основании» сформируем документ.

 

  На закладке документа «Категории» укажем категорию документа. По категориям очень удобно отслеживать документы в журналах. 

 

  Также можно настроить автоматическую категоризацию в документе, исходя из заданных условий.  Например, у контрагента указан реквизит «ВИП». Если мы выбираем этого контрагента в документ, категория документа заполняется автоматически. Для этого необходимо лишь заполнить необходимое условие или выражение на встроенном языке.

    Документ мы ввели в программу. Перейдем к маршрутизации документа.

Маршрутизация внутреннего документа

Что же такое маршрутизация документа? Любой документ в программе мы можем отправить на согласование, регистрацию, утверждение, ознакомление и др. по определенному маршруту. В программе уже настроены предопределенные типы маршрутов документов.  В 1С:Документооборот используются два вида маршрутизации.  Свободная маршрутизация. Пользователь сам назначает маршрут прохождения документа по своему усмотрению.  Регламентированная маршрутизация. Маршрут прохождения документа жестко задается в шаблоне бизнес-процесса, при этом пользователь не имеет права его изменить. 

  Рассмотрим пример свободной маршрутизации. Договор у нас создавал юрист, поэтому мы направим его на регистрацию секретарю. Выберем для этого пункт меню «На регистрацию». По кнопке «Отправить» можно выбрать нужный маршрут.

 

  В карточке бизнес-процесса мы выбираем пользователя, в данном случае секретаря. Проставляем срок регистрации и срок обработки результата. Предмет процесса – договор прикрепляется к процессу автоматически. В комментарии мы можем написать, что нужно сделать с договором. Обратите внимание: справа от карточки бизнес-процесса находится инструкция по созданию процесса.

 

  Нажимаем кнопку «Стартовать и закрыть» и на рабочий стол секретаря приходит задача зарегистрировать документ.  

  Секретарь оставляет комментарий о проделанной работе и нажимает кнопку «Зарегистрировать». В появившейся форме проставляете регистрационный номер документа. 

 

  Документ отправляется на ознакомление с результатом регистрации автору бизнес-процесса. Документу присваивается регистрационный номер. Автор запуска процесса, в данном случае юрист, нажимает кнопку «Ознакомился». Процесс регистрации документа считается законченным.  

  Маршрут прохождения документа можно просмотреть в форме списка документов по кнопке . В документе просмотреть маршрут документа можно при помощи кнопки «Процессы и задачи».

 

  В карточке бизнес-процесса по кнопке «Еще→ Печать → Карта маршрута» можно распечатать карту маршрута документа. У нас процесс регистрации получился простой, карта маршрута представлена на рисунке.

 

  Для того чтобы реализовать регламентированную маршрутизацию документов, можно использовать список заранее настроенных шаблонов с указанием сроков исполнения, исполнителей и прочих параметров, характерных для данного вида процесса. Перейти к справочнику «Шаблоны процессов» возможно из раздела «Управление процессами». Документ можно согласовать только в строго определенной последовательности. Сначала Генеральный директор, затем Главный бухгалтер, далее Юрист. Каждому согласующему задан срок согласования – 1 день. Добавлено условие для запуска.  Условие – процесс запускается, если прикреплен предмет согласования. Можно задать другие условия, используя конструктор или написав условие на программном языке.  

Настройка прав доступа

Все пользователи, работающие с программой, включаются в группу «Пользователи». Чтобы назначить права пользователя, воспользуйтесь кнопкой «Группы и полномочия». 

Например, главный бухгалтер Петрова А.В. должна работать с внутренними документами. Главному бухгалтеру нужны права, чтобы можно было работать с входящими и исходящими документами и наблюдать за бизнес–процессами, происходящими на предприятии.

    Секретарю нужно назначить права «Делопроизводители», т.к. он должен иметь возможность регистрировать документы. Руководителю организации необходимо добавить права «Контроль задач и бизнес-процессов» и «Руководители подразделений», чтобы он мог контролировать работу подчиненных. Юристу необходимо добавить право «Ответственный за НСИ».

Права доступа можно назначать и в списках документов. Рассмотрим назначение прав на примере внутренних документов. Выберем папку «Договора» и вызовем контекстное меню. Найдем кнопку «Настройка прав». 

 

  Права для каждого пользователя настраиваются в форме настройки доступа. Права на доступ к папкам и документам настраиваются по группе пользователей, по подразделениям и по другим условиям.

 

  В разделе «Настройка и администрирование → Настройка программы → Делопроизводство» включим настройку - «Состояние документов». При помощи справочника «Настройки доступности по состоянию» настраивается ограничение прав доступа пользователя к реквизитам документа.

На вкладке «Доступность полей» указываются названия состояний документа. Значение в поле определяет наличие соответствующего права пользователя:  Да – доступ к полю разрешен.   Нет – доступ к полю запрещен.   Пусто – доступ к полю не разрешен, не запрещен. 

На закладке «Пользователи» настраивается список пользователей, на которых распространяется данная настройка.  Привяжем настройку к конкретному типу документа на закладке «Виды документов».   

Рекомендации

Зная несложные правила настройки соответствующих шаблонов, можно настроить программу так, что работать в ней будет достаточно удобно и просто. В следующей статье рассмотрим пример коллективной работы пользователей с документом, а именно «Согласование, утверждение, контроль исполнения документа в программе».

Светлана Федосимова,  разработчик компании ООО «Кодерлайн».

www.koderline.ru

1С:Документооборот КОРП - эффективная работа

Расширение возможностей "1С:Документооборот КОРП" и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы "1С:Документооборот" и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных "1С:Предприятие 8"

Узнать подробности о расширении возможностей

Эффективная совместная работа в 1С

Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

Версионирование

Для каждого файла, хранящегося в информационной базе, всегда можно установить авторство и дату создания версии. Каждая версия может сопровождаться кратким описанием внесенных изменений.

При редактировании файлов их предыдущие версии автоматически сохраняются в программе. Количество хранимых версий не ограничено. При необходимости можно вернуться к любой версии файла.

Непосредственно из карточки файла можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Блокировка файлов пользователем

Файлы, занятые текущим пользователем, отображаются в списке файлов информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями – серым цветом.

При попытке отредактировать файл, занятый другим пользователем, будет выдано сообщение:

Список занятых файлов отображается на рабочем столе и сразу виден при запуске программы.

Напоминание о занятых файлах автоматически выводится на экран при завершении работы с программой.

xn--90afdtkhdeabaxvge.net

10 фишек «1С:Документооборота», которые работают

Автор: Михаил Виноградов Дата публикации: 25.04.2017

Полезные возможности «1С:Документооборота»

Мы собрали 10 фишек программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. Надеемся, что понимание того, как программа справляется с распространенными задачами наших клиентов, поможет вам составить собственное мнение о ее возможностях и плюсах.

Мы внедряем «1С:Документооборот» в средних и крупных компаниях уже много лет. За это время накопилась внушительная статистика по проектам. Она демонстрирует, насколько сильно ускоряются темпы бизнеса после того, как компания освобождается от бумажной рутины.

Как показывает практика, внедрение электронного документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников, работающих с документами. Сроки согласования документов ускоряются в среднем в 2-3 раза, существенно снижается количество невыполненных в срок задач, на поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Мы решили поделиться с вами нашими наблюдениями и составили список 10 возможностей программы «1С:Документооборот», которые востребованы в компаниях клиентов, ежедневно ими используются и действительно работают. На наш взгляд, это интересная информация для всех, кто подбирает программу для своей организации. А те, кто уже пользуются «1С:Документообортом», откроют для себя новые фишки и возможности системы.

1. Сокращение сроков согласования документов Представьте себе типичную ситуацию в компании — нужно согласовать договор. Юрист отправляет документ ответственным сотрудникам. Каждый вносит свои правки. Несколько версий текста возвращаются на доработку. Затем новая редакция оправляется на повторное согласование, и так до тех пор, пока все стороны не придут к единому решению. Подобная схема приводит к срывам сроков, потере важных версий текста и бесполезной трате времени.

Как процесс согласования будет выглядеть в «1С:Документообороте»: сотрудник запускает задачу, прикладывает к ней необходимые документы и отправляет ее по заданному маршруту коллегам. Для каждого участника цепочки можно указать свой срок выполнения задачи. Запустив задачу, сотрудник может заняться более важными делами, периодически проверяя в системе результаты или ожидая уведомления по почте. Основываясь на опыте наших клиентов, такая методика позволяет сократить количество согласующих лиц и ускорить сроки согласования, облегчить жизнь и сэкономить время руководителя и сотрудников.

Запуск процесса согласования 2. Мониторинг бизнес-процессов и их оптимизация с помощью «1С:Документооборота» Относительно новая функция «1С:Документооброта», сразу же ставшая популярной в компаниях наших клиентов. К примеру, какой-то договор постоянно пересогласовывается, срываются сроки. Проблема может быть в загруженности исполнителя или в неправильном шаблоне документа.

Как «1С:Документооборот» поможет это исправить? В системе фиксируется информация обо всех заданиях сотрудников. В любой момент времени руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий и т.д. Со временем накапливая данные, программа подготавливает аналитические отчеты с возможностью их автоматической рассылки заинтересованным лицам. Это дает возможность руководителю выявить текущие проблемы и своевременно устранить их, совершенствуя процессы в компании.

Аналитические отчеты и статистика 3. Контроль входящей корреспонденции Для многих наших клиентов из крупных компаний и госучреждений основная причина для внедрения «1С:Документооборота» – контроль входящей корреспонденции. Ежедневно им приходится иметь дело с огромной массой внешней и внутренней переписки с клиентами, ведомствами, подразделениями. Это зачастую приводит к тому, что не все бумаги доходят до адресата, а некоторые просто теряются по дороге и остаются без ответа.

Как эту проблему решает «1С:Документооборот»? В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

                  Список входящих и исходящих документов

4. Настройка прав пользователей По нашему опыту, все без исключения компании пользуются этой функцией. К примеру, в организацию приняли на работу стажера, требуется ограничить его доступ к ряду документов. В «1С:Документообороте» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой руководитель или администратор может настроить права доступа. Это гарантированно защитит ценные данные компании от посторонних глаз. Каждый сотрудник будет видеть только те документы, к которым имеет непосредственное отношение.

Права доступа к документу

5. Управление мероприятиями и совещаниями

Для директоров крупных компаний, топ-менеджеров и руководителей подразделений очень важна эта функция, так как около 50% рабочего времени они проводят на многочисленных совещаниях. И если не подводить итоги встречи, не распределять задания и не контролировать их выполнение, велика вероятность, что коллеги просто забудут обо всех договоренностях.

Использование «1С:Документооборота» дает возможность фиксировать факт прошедшего мероприятия и контролировать выполнение принятых решений. Ответственный сотрудник во время встречи может составить протокол, отправить поручения коллегам и контролировать их исполнение. А специальные аналитические отчеты в программе помогают оценить посещаемость мероприятий, их длительность и результативность.

Протокол мероприятия со списком поручений в «1С:Документообороте»

6. Отчет об исполнительской дисциплине Зачастую к нам обращаются клиенты с такой проблемой: сотруднику ставится большое количество задач из разных источников. Собрать и контролировать эти данные бывает довольно трудно, особенно в крупных компаниях. А руководителю требуется достоверная отчетность о сроках и качестве выполнения задач.

Как «1С:Документооборот» поможет решить эту проблему? Все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку, сохраняются в системе. Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования. С помощью отчетов руководитель может оценить эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр. Есть возможность составлять отчеты по трудовой дисциплине, просроченным заданиям, вести учет рабочего времени. Это улучшит контроль над сотрудниками, повысит их мотивацию.

Отчет об исполнительской дисциплине в «1С:Документооборот 8»

7. Синхронизация с «1С:ERP» «1С:Документооброт» часто используется нашими клиентами в связке с «1С:ERP». Это позволяет эффективно автоматизировать управление и учет в компаниях. Синхронизация решений дает возможность настроить маршрут согласования документов любой сложности и по различным уровням. Это сэкономит время и избавит от необходимости переходить из одной базы в другую. К примеру, сотрудник напрямую из «1С:ERP» может сформировать документ, отправить его на согласование и контролировать этот процесс.

Список задач пользователя при синхронизации «1С:Документооборота» и «1С:ERP»8. Управление проектами Удобная функция для проектной организации — управление проектами и проектной документацией. Инструментарий содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и пр. Можно отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Управление проектами в программе «1С:Документообороте»

9. Электронная подпись Всех клиентов, планирующих перейти на электронный документооборот, неизменно волнует вопрос безопасности данных. Эту проблему решает электронная подпись в программе — современный и надежный аналог печати юридического лица и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр.

Это зашифрованные данные, которые прикрепляются к документам и подтверждают их подлинность. По закону документы с электронной подписью имеют такую же юридическую силу, как и обычные бумаги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами.

                         

Электронная подпись в «1С:Документообороте»

10. Бесплатное мобильное приложение Удобство и пользу этой разработки оценили все наши клиенты. Приложение позволяет удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы не находился сотрудник. В любой удобный момент можно прочитать почту, отправить письма коллегам или клиентам, согласовывать документы, ставить и выполнять задачи, посмотреть календарь и многое другое. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети. Доступен для версий «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Документооборот ДГУ».

                                            Мобильный клиент «1С:Документооборот»

Итог

С развитием технологий работа в офисе, заваленном бумагами и громоздкими архивами, уходит в прошлое. Переход на электронный документооборот — это естественный процесс развития любого бизнеса. За много лет внедрения программы мы не сталкивались с клиентами, которые попробовав «1С:Документооборот», передумали бы и вернулись к бумажной волоките. Сотрудники достаточно быстро привыкают к новому функционалу, и в итоге организация переходит на более высокий уровень управления и взаимодействия.

Михаил Виноградов - системный аналитик Центра комплексного развития бизнеса компании «1С-Архитектор бизнеса», специалист по работе с программным продуктом «1С:Документооборот».

www.1ab.ru